Als zzp'er mag je zakelijke kosten opvoeren. Niet alle kosten die je maakt, zijn echter (volledig) aftrekbaar. Daarnaast wordt er onderscheid gemaakt tussen kosten die in één jaar aftrekbaar zijn en kosten die je gespreid over meerdere jaren moet aftrekken.
Wat zijn zakelijke kosten?
In de onderstaande tabel vind je een overzicht van zakelijke kostenposten en de percentages die je van je inkomsten mag aftrekken.
| Soort kosten | Aftrekbaar % |
|
Werkruimte thuis |
0% (hierop gelden uitzonderingen!) |
|
Seminars, congressen, zakelijke |
80% |
|
Telefoonabonnement thuis |
0% |
|
Zakelijke telefoongesprekken thuis |
100% |
|
Algemene literatuur |
0% |
|
Vakliteratuur |
100% |
|
Werkkleding |
100% |
|
Kleding (geen werk) |
0% |
|
Persoonlijke verzorging |
0% |
|
Aktetassen e.d. |
100% |
| Apparatuur dat niet tot het ondernemingsvermogen behoort |
0% |
| Verhuizing | |
| Dubbele huisvesting | |
| Geldboeten |
0% |
| Auto van de zaak | |
| Zakelijke kosten privé auto | |
| Openbaar vervoer, taxi en vliegtuig |
100% |
|
Vaartuigen voor representatieve doeleinden |
0% |
|
Studiekosten |
100% om bestaande vakkennis op peil te houden |
Bron: Belastingdienst.
Voorbeelden overige zakelijke kosten:
- Adviezen voor of over de levensvatbaarheid van de onderneming;
- Inschrijving in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel;
- Huur van je bedrijfsruimte;
- Briefpapier en ander correspondentiemateriaal;
- Inrichting van een kantoor of werkplaats.
Achterliggende motief kosten
Bij de beoordeling of kosten aftrekbaar zijn, let de Belastingdienst op het motief waarmee je kosten hebt gemaakt. Als duidelijk is dat je de kosten volledig hebt gemaakt voor de zakelijke belangen van jouw onderneming, worden de kosten als aftrekpost geaccepteerd.
Je bent als ondernemer dus in principe vrij om te bepalen welke kosten je voor de onderneming maakt en hoeveel. Alleen als jouw kosten vergeleken met de zakelijke belangen erg hoog zijn, kan er getoetst worden of er nog wel een redelijke verhouding is.
Gemengde kosten
Het komt voor dat bepaalde kosten naast een zakelijk karakter, ook een persoonlijk karakter hebben, bijvoorbeeld doordat je er zelf (of een ander) als privépersoon voordeel van hebt. Van deze kosten is uitsluitend het zakelijke deel aftrekbaar. Als het persoonlijke karakter van die kosten overheerst, dan zijn die kosten in het geheel niet aftrekbaar.
Direct aftrekbaar of gespreid
Sommige kosten kunnen niet direct in het jaar waarin je deze maakt van de winst worden afgetrokken, maar moeten worden gespreid en toegerekend aan meerdere jaren. Dit geldt onder andere voor gebouwen, machines en inventaris omdat je deze zaken ook over meerdere jaren gebruikt binnen je bedrijf.
Als ondernemer maak je dus onderscheid tussen kosten die je volledig mag aftrekken in het jaar waarop ze betrekking hebben en kosten waarvan je de aftrek moet spreiden over een aantal jaren.
LET OP Ook een reclamecampagne die drie jaar gaat lopen, voer je gespreid over drie jaar op in je administratie. Het deel van de kosten dat je nog niet hebt afgetrokken van de winst, wordt opgenomen in de balans van de onderneming en wordt verspreid over toekomstige jaren afgetrokken van de winst.
Kosten aftrekken met of zonder BTW
Als je zakelijke kosten maakt, zal jouw leverancier in de meeste gevallen btw berekenen. Maar die btw komt uiteindelijk niet voor jouw rekening, omdat je de betaalde btw over het algemeen mag aftrekken als voorbelasting. Omdat je de voorbelasting dus al op een andere manier verrekent, geldt voor de aftrek van zakelijke kosten bij de winstberekening: je trekt de kosten af exclusief btw. Van sommige kosten kun je de btw niet aftrekken als voorbelasting. Die kosten mag je bij de winstberekening aftrekken inclusief btw.
Kosten gemaakt in de aanloopfase
Aftrekbaar zijn alle kosten die je voor een onderneming uit zakelijk oogpunt hebt gemaakt. Daaronder vallen ook kosten die zijn gemaakt met de duidelijke bedoeling een onderneming tot stand te brengen: kosten die je hebt gemaakt voordat je onderneming van start ging. Denk aan kosten voor een marktverkenning of andere ingewonnen adviezen.
TIP Lees ook eens het artikel in onze kennisbank over aftrek van privé aangekochte zaken.
Administratie van kosten
De kosten die je als ondernemer maakt, verantwoord je in jouw administratie. Alleen dan worden ze als aftrekpost geaccepteerd. De meeste gemengde kosten zijn beperkt aftrekbaar. Soms geldt er een drempel, soms zijn kosten helemaal niet aftrekbaar. Daarom is het aan te bevelen de zakelijke kosten in jouw administratie te splitsen: kosten die voor 100% aftrekbaar zijn, kosten waarvoor een drempel geldt en kosten die niet aftrekbaar zijn.
Er zijn diverse boekhoudprogramma’s waarin je dit eenvoudig doet. De software berekent automatisch door hoeveel belasting je kunt aftrekken. Een aantal boekhoudprogramma’s die wij kunnen aanbevelen zijn:
Liever een gratis adviesgesprek?
Wil jij precies weten waar je aan toe bent als zzp'er? Vraag dan hieronder een gratis adviesgesprek aan bij een boekhoudkantoor bij jou in de buurt of vul het aanvraagformulier hieronder.
TIP Meer weten over ondernemen? In het Handboek Ondernemen van de Belastingdienst vind je praktische informatie over premies, belastingen en bijdragen. Download het gratis handboek hier.
