Met een koppeling tussen je boekhouding en je webshop zijn je cijfers altijd up-to-date.
Stephanie de Rijk, Snelstart
Online winkelen is in het afgelopen coronajaar enorm gegroeid. Zelfs mensen die vroeger nooit online iets bestelden, hebben het gemak van online shoppen ontdekt. Maar... hoe groter de drukte in je digitale winkel, hoe belangrijker het wordt voor jou als online ondernemer om processen op de achtergrond zo efficiënt mogelijk in te richten. Een grote efficiencyslag bereik je door je webshop en boekhouding aan elkaar te koppelen. In deze blog vertellen we je daar meer over.
Voordelen koppelen webwinkel en boekhouding
Ben je veel tijd kwijt aan het overtypen van orders en inboeken van betalingen? Raak je het overzicht kwijt over welke producten nu wel en niet goed verkopen? Breekt het zweet je uit als je iets verkocht hebt wat je eigenlijk niet meer op voorraad had? Een koppeling tussen je webwinkel en je boekhoudsoftware scheelt je veel tijd en geeft meer grip op de zaak.
Handmatig gegevens overnemen wordt een vage herinnering
Met een koppeling tussen je boekhoud- en webwinkelsoftware zorg je ervoor dat gegevens uit beide systemen automatisch worden gesynchroniseerd. Je hoeft niet langer bestellingen over te typen of klantgegevens in te voeren. Naast dat je veel tijd bespaart, helpt dit ook om typefouten of fouten door een dubbele invoer van gegevens te voorkomen.
Je boekhoudpakket neemt klant- en bestelgegevens over uit de webshop. Zo maak je gemakkelijk de facturen aan. Heb je nieuwe artikelen toegevoegd aan je webshop? Dan worden deze automatisch aangemaakt in je administratie.
Nooit meer: 'Sorry, dat product hebben we niet meer!'
Doordat al je voorraden in je boekhouding staan, ‘ziet’ de software van je webshop precies hoeveel producten je nog op voorraad hebt, ook als je meerdere webwinkels of fysieke winkels hebt. Omdat al je voorraden steeds realtime worden bijgewerkt, toont je webwinkel de actuele voorraden. Zo voorkom je dat je producten verkoopt die je niet meer op voorraad hebt. En je ziet meteen welke producten je moet inkopen.
Altijd actueel inzicht in je financiën
In de webshop zie je hoeveel producten je verkocht hebt, maar wat je hier niet ziet, is, hoeveel winst je hebt gemaakt met deze producenten en welke producten het beste verkopen. Door je webwinkel te koppelen aan je boekhouding wordt elke bestelling in je administratie direct verwerkt als order en krijg je een actueel inzicht in hoe je er financieel voor staat. Zo zie je elke dag wat de winst is, hoeveel marge er is gedraaid en welke producten goed of minder goed lopen.
Is je cashflow een black box?
Cashflow (of op z’n Nederlands kasstroom) is het verschil in geld dat je ontvangt en geld dat je uitgeeft in een bepaalde periode (bijvoorbeeld deze maand).
Stel dat je de laatste 2 maanden wat minder verkoopt en er dus minder geld binnenkomt op je bankrekening. Maar ondertussen moet je wel hoge rekeningen betalen, bijvoorbeeld voor de inkoop van producten voor een zomeractie over een paar maanden. Het gevolg is een negatieve cashflow, ofwel er gaat meer geld uit dan dat er binnenkomt. Als je cashflow niet in orde is, krijg je betalingsproblemen en moet je geld lenen. Als die situatie te lang duurt, ga je failliet.
Met een koppeling tussen je boekhouding en je webshop zijn je cijfers altijd up-to-date. Zo zorg je dat je cashflow niet langer een black box is, maar dat je precies weet hoe je er financieel voorstaat.
Wil je weten hoe Wendy van Little Trophy dit aanpakte? Je leest het in deze blog.
Eenvoudig betalen via Payment service providers
De meeste webshops bieden klanten de mogelijkheid om direct online te betalen via iDEAL, creditcard, PayPal of Afterpay. Payment service providers (PSP’s) als Mollie, Adyen en Buckaroo hebben hier goedwerkende oplossingen voor. De PSP verzamelt alle betalingen op een tussenrekening. Via je account bij deze provider regel je hoe vaak binnengekomen bedragen aan jou worden uitbetaald. Je ontvangt het totaalbedrag van alle verzamelde betalingen ineens. De kosten voor het gebruik van de service worden daarop ingehouden.
Deze betalingen die bestaan uit zowel omzet als kosten, kun je heel gemakkelijk verwerken in SnelStart. Je leest er meer over in dit artikel.
Je hoeft het niet helemaal zelf in te regelen
SnelStart werkt samen met een aantal koppelingspartners die een SnelStart-administratie aan andere software koppelen. Hier vind je een overzicht van de producten van partners. (Om alleen de koppelingspartners voor webshops te zien filter je links op de pagina op Webshop).
Wil je nu graag zo snel mogelijk je webwinkel koppelen aan je boekhouding? Maar heb je geen idee hoe je dit moet aanpakken? Gelukkig hoef je het niet helemaal zelf in te regelen. Je boekhouder of accountant kan helpen bij het inrichten van je boekhoudpakket en de koppeling. Werk je nog niet samen met een accountants- of administratiekantoor? Zoek met de accountantzoeker een SnelStart-boekhouder of -accountant bij jou in de buurt.
Wil je in je webshop de voorraden volledig via de boekhouding beheren? En wil je werken met deelleveringen en backorders als producten niet op voorraad zijn? Dan raden wij het pakket inControle aan, het meest uitgebreide boekhoudpakket van SnelStart. Je bestelt inControle via een van onze implementatiepartners. Zij helpen de administratie op de juiste manier in te richten en te koppelen aan de bedrijfsprocessen. Je accountant of boekhouder is hier nauw bij betrokken. Hier vind je meer informatie over de implementatiepartners.
Wil je jouw administratie ook supersnell en stressvrij? Lees hier wat SnelStart kan betekenen voor zzp'ers.
