Welke kosten mag je aftrekken als zzp'er?

Als zzp'er mag je zakelijke kosten opvoeren als aftrekpost voor de inkomstenbelasting. Maar wat valt er precies onder zakelijke kosten? En welke mag je aftrekken voor je bedrijf als zzp'er?

Zakelijke kosten waar je als zzp'er mee te maken kunt krijgen, zijn bijvoorbeeld:

• Adviezen voor of over de levensvatbaarheid van de onderneming;
• Inschrijving in het handelsregister van de Kamer van Koophandel;
• Huur van je bedrijfsruimte;
• Briefpapier en ander correspondentiemateriaal;
• Inrichting van een kantoor of werkplaats.

Achterliggende motief: kosten

Bij de beoordeling van de vraag of kosten aftrekbaar zijn, let de Belastingdienst op het motief waarmee je kosten hebt gemaakt. Als duidelijk is dat je de kosten volledig hebt gemaakt voor de zakelijke belangen van jouw onderneming, worden ze als aftrekpost geaccepteerd.

Je bent als ondernemer dus in principe vrij om aan te geven welke kosten je voor de onderneming maakt. Alleen als jouw kosten vergeleken met de zakelijke belangen erg hoog zijn, kan er getoetst worden of er nog wel een redelijke verhouding is.

Gemengde kosten

Het komt voor dat kosten naast een zakelijk karakter, ook een persoonlijk karakter hebben. Dat is het geval als je er zelf (of een ander) als privépersoon voordeel van hebt. Van deze kosten is uitsluitend het zakelijke deel aftrekbaar. Als het persoonlijke karakter van die kosten overheerst, zijn die in het geheel niet aftrekbaar.

Direct aftrekbaar of gespreid?

Sommige kosten kunnen niet direct in het jaar waarin zij worden gemaakt, van de winst worden afgetrokken, maar moeten worden verspreid en toegerekend aan meerdere jaren. Dit geldt bijvoorbeeld voor gebouwen, machines en inventaris, omdat je deze zaken ook over meerdere jaren gebruikt binnen je bedrijf.

LET OP Ook een reclamecampagne die drie jaar gaat lopen, voer je verspreid over drie jaar op in je administratie. Het deel van de kosten dat je nog niet hebt afgetrokken van de winst, wordt opgenomen in de balans van de onderneming en wordt verspreid over toekomstige jaren afgetrokken van de winst. Als ondernemer maak je dus onderscheid tussen kosten die je volledig mag aftrekken in het jaar waarop ze betrekking hebben en kosten waarvan je de aftrek moet spreiden over een aantal jaren.

Op zoek naar hulp in jouw regio?

Onze aangesloten specialisten staan klaar om jou te helpen met jouw vragen als (startende) ondernemer. Wil je advies of meer informatie? Zoek hulp in jouw regio!

Hulp in de regio

Er zijn nog een paar punten waarmee je bij het aftrekken van kosten rekening moet houden:

Kosten aftrekken met of zonder btw?

Als je zakelijke kosten maakt, zal jouw leverancier je in de meeste gevallen btw berekenen. Maar die btw komt uiteindelijk niet voor jouw rekening, omdat je de betaalde btw over het algemeen mag aftrekken als voorbelasting.

Omdat je de voorbelasting dus al op een andere manier verrekent, geldt voor de aftrek van zakelijke kosten bij de winstberekening: je trekt de kosten af exclusief btw. Van sommige kosten kun je de btw niet aftrekken als voorbelasting. Die kosten mag je bij de winstberekening aftrekken inclusief btw.

Kosten gemaakt in de aanloopfase

Aftrekbaar zijn alle kosten die je voor een onderneming uit zakelijk oogpunt hebt gemaakt. Daaronder vallen ook kosten die zijn gemaakt met de duidelijke bedoeling een onderneming tot stand te brengen: kosten die je hebt gemaakt voordat de onderneming van start ging. Denk aan kosten voor een marktverkenning of andere ingewonnen adviezen.

Lees ook eens het artikel over de regeling voor privé aangekochte zaken.

Administratie van kosten

De kosten die je als ondernemer maakt, verantwoord je in jouw administratie. Alleen dan worden ze als aftrekpost geaccepteerd. De meeste gemengde kosten zijn beperkt aftrekbaar. Soms geldt er een drempel, soms zijn kosten helemaal niet aftrekbaar. Daarom is het aan te bevelen de zakelijke kosten in jouw administratie te splitsen: kosten die voor 100% aftrekbaar zijn, kosten waarvoor een drempel geldt en kosten die niet aftrekbaar zijn.

TIP: Snelstart

Zoek je boekhoudsoftware die niet duur maar wel effectief is? Dan kan Snelstart je helpen. Snelstart is een handige tool waarmee jij je boekhouding en administratie gemakkelijk bijhoudt - handig voor jezelf of je boekhouder. Snelstart is gekoppeld aan je zakelijke rekening en ziet dus automatisch welke transacties je doet. Heb je een transactie gedaan? Snelstart zorgt dat je de kosten op de juiste manier verwerkt in je administratie.

TIP Snelstart is 30 dagen gratis te gebruiken! Lees hier meer over Snelstart.

Meer weten of gratis advies?

Lees meer over aftrekposten en fiscale regelingen in onze zzp kennisbank. Natuurlijk kun je ook contact opnemen met een boekhouder of accountant om advies in te winnen, onze partners geven een gratis adviesgesprek als je daar behoefte aan hebt. Zoek een boekhouder in jouw regio via onze 'Hulp in de regio'-pagina of gebruik onderstaand contactformulier. Dan brengen wij jou in contact met een specialist in jouw regio!