• Laatste update:
  • Plaatsingsdatum:
  • Update datum:
  • Leestijd: 2 min

Hoe ga ik om met klanten die hun rekeningen niet kunnen betalen? (+ voorbeeldbrieven)

Laten we voorop stellen dat het voor niemand goed is als iedereen de hand op de knip houdt en uitstel van betaling aanvraagt. De insteek bij betalingsproblemen zou daarom altijd moeten zijn: laten we kijken hoe we dit samen kunnen oplossen op zo’n manier dat iedereen zich goed voelt. Maar, hoe doe je dat concreet?

Tip 1: Zet de automatische piloot uit

Misschien rollen er automatische herinneringen uit jouw boekhoud- of facturatiesysteem. Gebruik deze nu liever niet. De kans is namelijk aanwezig dat mensen wel willen, maar simpelweg niet kunnen betalen. Die situatie vraagt om een andere benadering dan je gewend bent.

Tip 2: Ga voor contact met je klant

Staat je automatische systeem uit? Mooi! Zie je dat een van je klanten een betaalachterstand heeft, bel dan het liefst meteen even. Gewoon laagdrempelig en vriendelijk. Als je de klant niet aan de lijn krijgt, stuur dan een mail of brief waarin je vraagt om de betaling alsnog te doen. Biedt ook aan om contact op te nemen als betalen niet lukt. Zo houd je de lijn open. Heel belangrijk als je wilt aansturen op een betalingsregeling in plaats van een exit-strategie, nietwaar?

Als je wilt dat klanten betalen, is het slim om het ze zo makkelijk mogelijk te maken. Bijvoorbeeld door je facturen met iDeal aan te bieden.

Kirsten Tuinte, Qredits

Tip 3: Volg altijd je gevoel

Nu je je automatische boekhoudsysteem hebt uitgeschakeld, kun je ook echt even stilstaan bij elke niet-betaalde factuur. En dan natuurlijk vooral bij de persoon erachter. Jij kent je klanten. Je kunt waarschijnlijk best aardig inschatten hoe het met ze gaat en welke insteek het beste werkt voor hen. Maak daar gebruik van: doe wat je gevoel je ingeeft.

Tip 4: Maak het de klant gemakkelijk

Als je wilt dat klanten betalen, is het slim om het ze zo makkelijk mogelijk te maken. Bijvoorbeeld door je facturen met iDeal aan te bieden. Misschien kies je er zelfs voor om bepaalde klanten tijdelijk een Tikkie te sturen? Tijden van crisis vragen om een andere aanpak, dus wees creatief en kijk wat de ander nodig heeft.

Tip 5: Communiceer helder en positief met deze voorbeelden

We weten dat het voor veel mensen lastig is om de juiste woorden te vinden. Daarom helpen we je met drie voorbeeldbrieven. Ze zijn alle drie helder, positief en verbindend. Ze zorgen ervoor dat je makkelijker in contact komt met je klanten. Maak ze op maat en stuur de brief en de openstaande factuur als bijlage mee in de mail:

Voorbeeldbrief eerste herinnering.

Voorbeeldbrief tweede herinnering en aanbod betalingsregeling.

Voorbeeldbrief derde herinnering en aanbod betalingsregeling.

Heeft zelfs de derde herinnering geen effect op je klant? Dan is het tijd om krachtigere vervolgstappen te zetten. Je kunt dan het beste onze gratis e-learning Debiteurenbeheer volgen om te zien wat jouw rechten zijn.

Wil je zelf een betalingsregeling treffen met je verhuurder of een leverancier? Lees hier onze tips met voorbeeldbrieven.

Aan de voorbeeldbrieven kun je geen rechten ontlenen. Je kunt ze aanpassen zodat deze beter passen bij jouw situatie. Je blijft zelf verantwoordelijk voor de inhoud en het gebruiken van de brieven.

Terug naar overzicht
Kirsten Tuinte

Kirsten Tuinte

Kirsten Tuinte is bedrijfsadviseur op de Binnendienst van sociaal kredietverstrekker Qredits. Haar dagelijkse werk bestaat uit het beoordelen van ondernemingsplannen, overleggen met de klant en - na een videocall - uiteindelijk beslissen of er een krediet kan worden verstrekt, waarna ook het klantcontact goed door haar wordt onderhouden.