E-factureren met Peppol: zo werkt het voor zzp’ers

Heb je als zzp’er een opdracht bij een (semi)-overheidsinstelling? Of doe je veel zaken in andere Europese landen? Grote kans dat je te maken krijgt met Peppol: een digitaal uitwisselingssysteem voor e-facturen. In dit artikel leggen we uit wat het Peppol-netwerk is en hoe je e-facturatie in de praktijk toepast. Met de juiste software is dat verrassend eenvoudig.

Wat is Peppol?

Peppol, dat is ontwikkeld in opdracht van de Europese Unie, is een beveiligd netwerk waarmee organisaties wereldwijd e-facturen en andere zakelijke documenten kunnen uitwisselen. Al deze documenten hebben een gestandaardiseerde indeling. Hierdoor kun je documenten snel, foutloos en eenvoudig versturen en ontvangen. 
 
Dus als jij een e-factuur verzendt via een Nederlands boekhoudprogramma naar je klant in Spanje, kan je klant de e-factuur moeiteloos uitlezen (en mogelijk ook betalen) via de Peppol-software die diegene gebruikt. Jullie weten bovendien zeker dat de e-factuur aan alle lokale wet- en regelgeving voldoet. Dat maakt internationaal samenwerken een stuk eenvoudiger.

Is het gebruik van digitale e-facturen verplicht?

Ja, in Nederland is e-facturatie via het Peppol-netwerk verplicht naar de (Rijks-) overheden. Het Nederlandse bedrijfsleven is nog niet om. Voor facturatie van B2B wordt verwacht dat dit in de toekomst ook verplicht zal worden. 
 
Doe je zaken met buitenlandse bedrijven? Dan is de kans een stuk groter dat je klant om een (e-factuur) vraagt. In Spanje, Frankrijk en Finland is e-facturatie namelijk verplicht voor transacties tussen B2B-organisaties. En in landen als België (v.a. 2026) en Duitsland komt dezelfde verplichting eraan. Werk je internationaal, loop dan deze lijst van de Nederlandse Peppolautoriteit na. Hier vind je alle Peppol-regels per land. 

Hoe maak en verstuur je een e-factuur?

Je kunt alleen e-facturen aanmaken en versturen via software die is aangesloten op het Peppol-netwerk. Alle grote facturatie- en boekhoudprogramma’s bieden deze mogelijkheid. Voor het gemak vertellen we meer over e-facturatie via MoneyMonk (onze boekhoudpartner), maar het proces is vergelijkbaar met de meeste andere pakketten.

Een e-factuur opmaken

Maak de e-factuur op zoals het softwarepakket voorschrijft. Maak een contactpersoon aan voor je klant, genereer je factuur, selecteer de klant, voeg factuurregels toe en leg je factuur vast. Daarna genereert de software automatisch een e-factuur. 
 
Let op: een e-factuur ziet er vaak hetzelfde uit als een normale factuur. De versleuteling naar UBL-indeling vindt pas plaats, nadat je de e-factuuroptie hebt geselecteerd. 

Controleren en starten met verzenden

Check of de gegevens kloppen in de e-factuur. Is alles in orde? Geef dan aan dat je een e-factuur wilt verzenden. 

Vul het Peppol-ID in van je klant

Als het goed is heb je dit unieke nummer al gekregen van je klant. Zo niet, vraag het even op. Want zonder Peppol-ID kun je geen e-factuur verzenden.

Verzend de e-factuur

Heb je het Peppol-ID ingevoerd? Verzend de factuur dan naar je klant. 

Volg de betaalstatus

Omdat je werkt met een softwarepakket, kun je de betaalstatus eenvoudig volgen. Laat een betaling op zich wachten? Verzend dan een herinnering of aanmaning als e-factuur.

Klaar om te e-factureren als een pro?

Met MoneyMonk verstuur je moeiteloos e-facturen via het Peppol-netwerk, direct vanuit je administratie. Geen extra tools, geen losse koppelingen en geen aanvullende abonnementskosten. Zo wordt zakendoen met (semi-)overheidsinstanties én buitenlandse bedrijven niet alleen makkelijker, maar ook professioneler. Probeer het zelf en ervaar het gemak. Jij blij, je klant blij en je administratie blij.