Zijn de btw en kosten van een hotelovernachting aftrekbaar als zzp’er?

Wanneer mag je als zzp’er een hotelovernachting als zakelijke kosten aftrekken en wanneer mag dat niet of voor een deel? De aftrekbaarheid hangt af van de reden van de hotelovernachting. Je krijgt hierover in dit kennisartikel tekst en uitleg.

Kosten hotelovernachting volledig of beperkt aftrekbaar

Als je in een hotel verblijft voor een seminar, congres of studiereis, zijn de hotelkosten slechts beperkt aftrekbaar. Dit komt omdat de Belastingdienst de kosten van deze bijeenkomsten of activiteiten als gemengde kosten aanmerkt. Ofwel: volgens de fiscus zit er een deel privé-voordeel in. Dit voordeel is voor zzp'ers bepaald op 20%. Gemengde kosten zijn dus voor slechts 80% aftrekbaar. De daarmee samenhangende reis- en verblijfskosten (waaronder de kosten van hotelovernachting) zijn ook beperkt aftrekbaar. Voor ondernemers voor de vennootschapsbelasting (zoals bv’s) geldt overigens een percentage van 73,5%. Het voordeel voor bv’s is daarmee 26,5%.

Als je om een andere zakelijke reden als een verre opdracht of zakelijke afspraak in een hotel verblijft, zijn deze kosten 100% aftrekbaar. De btw (9%) op een hotelovernachting mag je volledig aftrekken. Let er wel op dat je als zzp’er de btw op eten en drinken niet mag terugvragen. Ook niet als je je ontbijt, lunch of diner in het restaurant van het hotel gebruikt. Je mag alleen de btw over de overnachting terugvragen.

Kiezen voor hoog drempelbedrag of 80% aftrekbare kosten

De Belastingdienst schaart een zakelijke hotelovernachting onder de categorie reis- en verblijfskosten. Hiervoor geldt: je mag als zzp'er maximaal € 1.500 aftrekken. Was het voor je werk noodzakelijk om een congres, seminar of dergelijke te bezoeken? Dan geldt dit maximum niet. Voor representatie, congressen, studiereizen en seminars (inclusief reis- en verblijfskosten) is er in 2023 een drempel van € 5.600 (2023: € 5.100). Alle kosten boven dit drempelbedrag zijn aftrekbaar.

Voor de meeste zzp’ers is dit drempelbedrag te hoog. Zij kunnen in plaats van deze drempel er ook voor kiezen om voor de inkomstenbelasting 80% van deze kosten af te trekken in hun aangifte. Dit percentage geldt tevens voor degenen die inkomsten uit overig werk hebben. Let alleen wel op: de btw is niet aftrekbaar.

Fiscale hulp?

Heb je vragen als:

• Welke kosten zijn aftrekbaar?
• Hoe betaal ik zo min mogelijk belasting?

Stel ze aan de fiscale helpdesk

Btw van een zakelijke overnachting is volledig aftrekbaar

Op een hotelovernachting wordt 9% btw geheven. Als er sprake is van een zakelijke hotelovernachting en de factuur wordt zakelijk betaald, mag je van de Belastingdienst het volledige btw-bedrag later bij het betalen van de omzetbelasting aftrekken.

Bedenk wel dat de btw op eten en drinken niet mag worden teruggevraagd van de Belastingdienst. Dus als je een hotel met ontbijt, lunch en/of diner zakelijk hebt geboekt, mag je alleen de btw over de hotelovernachting terugvragen. De btw op het eten en drinken is voor eigen rekening.

Lees ook: Is eten en drinken aftrekbaar als zzp’er?

Zakelijk eten en drinken in hotel voor 80% aftrekbaar

En hoe zit het dan met de kosten van in het hotel genuttigd voedsel en dranken? Als het een zakenlunch of zakendiner betreft, zijn deze kosten beperkt aftrekbaar. Dit geldt ook voor een zakenborrel in het hotel die een representatief doel dient. Het is daarom van belang om bij de afrekening in het hotel een factuur of bon te vragen, waarbij de kosten van overnachting en van eten en drinken gesplitst zijn.

Eenmaal weer thuis, dien je deze kosten juist in de boekhouding te verwerken. De zakelijke hotelovernachting (bijvoorbeeld een zakelijke afspraak of een opdracht ver weg) trek je als zzp’er voor 100% af, het zakelijk eten en drinken voor 80%. Als er sprake is van beperkt aftrekbare kosten, mogen alleen de kosten boven het drempelbedrag (€ 5.600) worden afgetrokken. Hier komen de meeste zzp’ers echter niet aan. Het gebruik van de 80%-regeling is voor zzp’ers bijna altijd fiscaal aantrekkelijker dan kiezen voor het drempelbedrag. De overige 20% is niet aftrekbaar en komt voor eigen rekening.  

Onderstaande boekhoudprogramma's beschikken over een goede mobiele app voor facturen en bonnen.

Heb je hulp nodig?

Wij werken samen met een aantal lokale boekhouders die binnen ons netwerk worden aanbevolen. Zoek hier een kantoor bij jou in de buurt.