Hoe regel ik mijn vervangbaarheid als zzp’er?

Vervangbaarheid. Oftewel: wie neemt jouw taken over als je er even niet bent. Ben je in loondienst, dan wordt je vervanging voor jou geregeld. Je kiest niet zelf wie voor jou inspringt ten tijde van afwezigheid. Als zzp’er ligt dit net even anders.

Eén van de 'spelregels' als zzp’er is dat je zelf je vervanging moet regelen. En dat je je vervanger zelf moet uitkiezen. Dit heeft te maken met de Wet DBA die in 2016 is ingevoerd. Aan de hand van deze wet bepaalt de Belastingdienst of jij in loondienst bent. Jouw vervangbaarheid is een van de toetsingscriteria.

Voorkomen dat je als zzp’er in verkapte loondienst bent

De wet DBA is in het leven geroepen om te voorkomen dat ondernemers in verkapte loondienst zitten. Daaronder wordt verstaan dat je zzp’er bent, maar uiteindelijk toch voor één werkgever werkt. Eigenlijk een situatie waarin je net zo goed in loondienst had kunnen werken.

De wet moet jou als ondernemer beschermen tegen schijnzelfstandigheid en ondervangen dat je onrechtmatig als zzp’er wordt ingezet, terwijl je daadwerkelijk in loondienst bent. En dus recht hebt op alle secundaire arbeidsvoorwaarden die daarbij komen kijken.

Meer lezen over de Wet DBA? Lees ook het artikel: Hoe zit het nu eigenlijk met de Wet DBA?

Hoe zorg je dat alles op rolletjes loopt tijdens jouw afwezigheid?

We gaan ervan uit dat bovenstaande niet op jou van toepassing is en jij lekker aan het ondernemen bent. Goed, ondernemers hebben ook recht op een momentje rust. Om wat voor reden dan ook. De zomervakantie is daarvoor vaak de ideale tijd!

Jouw onderneming draait dan (misschien op een lager pitje) gewoon door. Orders moeten worden verwerkt en wellicht verstuurd, er moeten e-mails worden beantwoord en de vaste taken blijven doordraaien. Je hebt iemand uit je netwerk of een familielid gevraagd om je over te nemen tijdens je afwezigheid. Maar wat gaat daaraan vooraf? En hoe zorg je dat alles op rolletjes loopt wanneer je er niet bent? We nemen een aantal tips met je door!

Tip 1: Zorg dat je vooraf zo veel mogelijk hebt afgerond
Iemand neemt het werk van je over, dus is het zaak voor jullie beiden dat alles op rolletjes loopt. Als je vooraf alles hebt afgewerkt, zoals inkomende en uitgaande betalingen, je administratie of het bijwerken van je CRM-systeem, maak je het leven voor degene die jou overneemt gemakkelijker. Als je alles vooraf goed hebt geregeld, kun je met meer rust genieten van je vrije tijd.

Tip 2: Schrijf een overdrachtsdocument
Heb je wekelijkse taken? Dagelijkse taken? Wat voor zaken moeten er echt worden gedaan en wat kan wachten tot jij terug bent? Verwacht je nog binnenkomende goederen of moeten er spullen voor een bepaalde dag of tijd worden verstuurd?

Het zijn allemaal zaken die in je overdrachtsdocument komen te staan, zodat degene die jou overneemt precies weet wat er (niet) gedaan moet worden, wanneer en hoe. Neem het document voor je afwezigheid samen goed door. Dan weet je zeker dat er geen vragen zijn of misverstanden kunnen ontstaan.

Tip 3: Stel iedereen op de hoogte van eventueel afwijkende dienstverlening
Communicatie en verwachtingsmanagement gaan hand in hand. Zijn er dingen die tijdelijk even anders gaan of moeten wachten tot jij weer terugkomt van vakantie? Vaak is het geen probleem voor je klanten, zolang je het maar meldt.

Als mensen weten waar ze aan toe zijn, tonen ze vaak meer begrip. Houd de band met je klanten, cliënten of leveranciers sterk en communiceer duidelijk wat er verandert, tot wanneer deze veranderingen van kracht zijn en waar ze terechtkunnen als ze er vragen over hebben.

Tip 4: Geef toegang tot je belangrijke softwareprogramma’s
Maak een nieuw gebruikersaccount aan voor je vervanger in al je belangrijke softwareprogramma’s, ook als dit niet hoeft te worden gebruikt. Jouw onderneming draait door, dus specifieke vragen kunnen er altijd komen. Het is dan handig als deze vragen direct door je vervanger kunnen worden beantwoord.

Wat ook handig is: als je je vervanger als gebruiker toevoegt, kun je (in de meeste gevallen) later als je weer terug bent nog terughalen welke aanpassingen, toevoegingen of verwijderingen er zijn doorgevoerd in de programma’s.

Tip 5: Pas je doorschakeling aan bij je zakelijke telefonie
De telefoon moet altijd kunnen worden opgenomen, ook wanneer jij er niet bent. Heb je al een zakelijk telefoonnummer of wil je deze aanschaffen? Kijk dan naar de Vast op Mobiel-oplossing van Rinkel! Landelijke en regionale nummers zijn direct op voorraad en je bent binnen 3 minuten bereikbaar.

Jouw zakelijke telefonie, beheerd vanaf je mobiel. Voeg zo veel gebruikers of telefoonnummers toe als je wilt en pas instellingen en functies aan waar je ook bent. Aanpassingen worden direct doorgevoerd! Voeg je vervanger toe als een gebruiker en zet hem of haar in de doorschakeling. Zo is de bereikbaarheid van je onderneming optimaal geregeld tijdens je vakantie!

Zijn er wijzigingen in je dienstverlening? Dan pas je eenvoudig je openingstijden aan, spreek je een nieuwe zakelijke voicemail of welkomstbericht in of schakel je na een bepaalde tijd door naar de antwoordservice.

Jouw zakelijke telefonie overzetten naar Rinkel? Kies een nieuw vast nummer uit of verhuis je huidige vaste nummer.