• Laatste update:
  • Plaatsingsdatum:
  • Update datum:
  • Leestijd: 3 min

Zelf een virtuele telefooncentrale opzetten als zzp'er

Ieder groot bedrijf is klein begonnen. De sleutel tot succes is gelegen in groot durven denken en snel een versnelling hoger kunnen schakelen. Maar schaalvergroting is vaak makkelijker gezegd dan gedaan. Vooral kleine en middelgrote bedrijven die telefonische klantenservice aanbieden, worden geconfronteerd met talrijke uitdagingen wanneer ze moeten opschalen. Zeker in tijden waarin thuiswerk zowat de norm is geworden.

Vroeger, zou je dan een extern callcenter inhuren of een fysieke telefooncentrale laten installeren. Nog los van de torenhoge kosten, zijn beide ‘oplossingen’ echter vooral heel omslachtig en weinig flexibel.

Er bestaat vandaag zoiets als een virtuele telefooncentrale waardoor ook een zzp’er kan genieten van de voordelen van een professioneel callcenter met alles erop en eraan. Je kunt dit als als bedrijfsleider eigenlijk helemaal zelf installeren én beheren.

Wat is een virtueel callcenter?

Een virtueel callcenter is een callcenter waarbij de gebruikers werken op verschillende locaties, meestal thuis, in plaats vanaf één specifieke locatie of op kantoor. Het verzekert een feilloze en efficiënte communicatie tussen medewerkers, zakelijke partners en klanten. Alles verloopt in de cloud, zodat er geen noodzaak is aan fysieke infrastructuur.

Het is eigenlijk zo makkelijk als skypen en zoomen, maar dan met alle mogelijk denkbare functies van een professioneel callcenter.

Nadelen fysieke callcenters voor kleine en middelgrote bedrijven

Een traditioneel callcenter, of je het nu inhuurt of in eigen beheer uitbaat, is doorgaans niet weggelegd voor kleine en middelgrote bedrijven. Een bouwbedrijf, advocatenkantoor of e-commerce onderneming heeft niet meteen de middelen om een fysiek callcenter in te richten. Maar er zijn meer redenen waarom fysieke callcenters niet weggelegd zijn voor kleine en middelgrote ondernemingen, zzp'ers incluis.

  • Lange doorlooptijden. De installatie van een fysiek callcenter op verschillende geografische locaties vergt lange wachttijden. Een callcenter op een vaste locatie is niet iets wat je van de ene dag op de andere uit de grond stampt.
  • Bijkomende infrastructuur. Een klassiek callcenter heeft ook meerdere fysieke apparaten en dure software nodig om te functioneren. Om nog maar te zwijgen van de hoge technische vereisten.
  • Hoge onderhoudskosten. Het onderhoud van een ouderwets callcenter is tevens een kostelijke aangelegenheid en vereist duur en gekwalificeerd IT-personeel.
  • Geen toekomstperspectief. Omdat cloudtechnologie de toekomst is van telecom, vallen er niet veel innovaties meer te verwachten van de technologie van fysieke callcenters.

Een virtueel callcenter daarentegen biedt al deze problemen het hoofd dankzij talrijke voordelen en praktische mogelijkheden inherent aan cloud telefonie. Sterker nog: virtuele callcenters zullen er op korte termijn voor zorgen dat fysieke callcenters definitief tot het verleden behoren.

Een virtueel callcenter op basis van cloudtechnologie levert je bedrijf aanzienlijke competitieve voordelen op.

Voordelen van een virtueel callcenter voor zzp

Een virtueel callcenter op basis van cloudtechnologie levert je bedrijf aanzienlijke competitieve voordelen op. Ongeacht of je bedrijf vooral uitgaande oproepen doet, zoals telemarketingbedrijven of incassobureaus, of vooral inkomende oproepen behandelt, zoals e-commerce, klantenservice en technische ondersteuning, iedere onderneming met veel zakelijke telefonische contacten heeft baat bij een virtueel callcenter.

Snelle en makkelijke installatie

Een VoIP telefooncentrale vereist geen fysieke infrastructuur en de hele installatie verloopt niet anders en langer dan die van eender welke app. Zelf een virtueel callcenter opzetten voor een zzp was met het plug & call-principe nog nooit zo eenvoudig. Eigenlijk volstaat het om een telefooncentrale app te installeren en je kunt aan de slag. Iedereen die een beetje met een smartphone uit de voeten kan – wie niet? – kan zelf een virtueel callcenter opzetten. Een voorbeeld waar je een dergelijk callcenter kunt opzetten is Rinkel. Vanaf € 4,99 per maand heb je al een eigen nummer en kun je aan de slag. Leden van Het Ondernemerscollectief betalen het eerste jaar niets of ontvangen 6 maanden lang 50% korting op het Compleet pakket.

Thuiswerken

Telewerken is het nieuwe normaal en de pandemie heeft ertoe geleid dat ook kleine en middelgrote ondernemingen, weliswaar noodgedwongen, hebben kunnen proeven van de voordelen. En dat smaakt naar meer. Dat maakt dat multinationals en grote bedrijven volop inzetten op cloudtechnologie om thuiswerk te faciliteren. Dankzij zakelijke telefonie in de cloud en virtuele callcenters hoeven ook kleine en grote ondernemingen deze boot niet te missen.

Kostenbesparend

Een ding staat vast: een fysiek callcenter is astronomisch duur. Met een virtueel callcenter bespaar je op huur van kantoorruimte, elektriciteit- en telefoonrekeningen, informatica en onderhoud. Bovendien kan je tijdens piekmomenten makkelijker een beroep doen op freelancers die van eender waar ter wereld kunnen werken.

Flexibiliteit

De software van een virtueel callcenter is niet beperkt tot een bepaalde type bedrijf. Alle callcenters, ongeacht hun omvang of specialiteit, kunnen de software gebruiken. Een callcenter van een bedrijf met 5 werknemers in pakweg Maastricht maakt in wezen gebruik van hetzelfde systeem als dat van een financiële instelling in Amsterdam met honderden medewerkers.

Een virtueel callcenter groeit gewoon met je bedrijf mee, want het is een fluitje van een cent om zelf nieuwe medewerkers toe te voegen en nieuwe opties in te stellen. Snel een nieuw (virtueel) zakelijk telefoonnummer nodig voor een nieuwe service of marketingcampagne? Ook dat is in een muisklik geregeld.

Beheer vanuit één dashboard

Als bedrijfsleider of hoofd van de klantendienst heb je de touwtjes van je callcenter helemaal zelf in handen. Er is werkelijk niets dat je niet zelf kunt regelen vanuit het online portaal van je virtueel callcenter:

  • Medewerkers toevoegen
  • Nieuwe virtuele nummers integreren
    o.a. eenvoudig een 088 nummer aanvragen of een 085 nummer aanvragen
  • Eindbestemmingen wijzigen
  • Machtigingen beheren
  • Keuzemenu’s en doorschakelopties instellen
  • Statistieken bekijken

Virtueel team van medewerkers

Met een virtueel callcenter kan je letterlijk al je medewerkers, zo nodig zelfs onderaannemers en andere zakelijke partners, inschakelen in je zakelijk telefonienetwerk. Zo creëer je een heus team van virtuele medewerkers, die wanneer en waar dan ook, ingeschakeld kunnen worden om klanten te helpen. Altijd is er wel iemand beschikbaar om je klanten te woord te staan en telefoontjes op het bedrijfsnummer komen meteen bij de juiste persoon terecht.

Verhoogde productiviteit door virtuele verdeling

In vergelijking met klassieke callcenters hebben hun virtuele tegenhangers tal van opties die de productiviteit verhogen. De virtuele verdeling van telefoongesprekken zorgt ervoor dat medewerkers efficiënter en met minder stress kunnen werken.

Er is niet alleen de gebruiksvriendelijke interface, maar verder zijn er ook verschillende functies die het leven van je werknemers aangenamer en efficiënter maken. Denk aan slim doorschakelen op basis van keuzemenu’s of distributie op basis van beschikbaarheid. Je medewerkers kunnen zich zo 100% focussen op het telefonisch helpen van klanten, zonder de hete adem van andere ongeduldige klanten in de wachtrij in hun nek.

Zo ervaren de medewerkers de klantenservice weer als een gezamenlijke inspanning en dat leidt dan weer tot een verhoogde productiviteit.

Verbeterde klantentevredenheid

Een hoge klanttevredenheid is een cruciale factor voor de groei van je bedrijf. Het is geen geheim dat klanten bereid zijn om meer te betalen voor een betere klantervaring. Anderzijds trekken veel consumenten ook naar de concurrentie vanwege slechte telefonische klantenservice, of een totaal gebrek daaraan.

Een virtueel telefoonsysteem zorgt ervoor dat je bellende klanten bedient volgens het principe wie het eerst komt, die het eerst maalt. Met deze slimme verdeling van bellers wordt de gemiddelde wachttijd tot een minimum beperkt en daar worden je klanten alleen maar vrolijker van. Klanten voelen zich weer meer dan een ‘ticket’. En tevreden consumenten, dat vertaalt zich onvermijdelijk in hogere klantloyaliteit en dito omzetten.

Instrumenten voor analyse

Natuurlijk wil je ook zicht hebben op de prestaties van je personeel en inzicht krijgen in gegevens om je klantenservice nog naar een hoger niveau te tillen. Via het dashboard van de callcenter app heb je toegang tot alle mogelijke data van de inkomende en uitgaande oproepen, gespreksduur per medewerker, mogelijkheid tot herbeluisteren, wachttijden, enzovoort.

Welke functies moet een virtueel callcenter app hebben?

Een virtueel callcenter heeft geen fysieke locatie of speciale telefoons nodig, omdat het volledig werkt op basis van cloudtechnologie. Het enige wat je nodig hebt is een goede internetverbinding, waardoor elke computer, tablet of smartphone als zakelijke telefoon kan worden gebruikt.

Het komt er vooral op aan om af te toetsen of de provider van online telefonie ook een gratis callcenter app aanbiedt en welke functies daarmee mogelijk zijn. De belangrijkste opties op een rijtje:

  • Overzichtelijk beheer vanuit één online portaal
  • Gelijkmatige verdeling van bellers via IVR-technologie
  • Slimme wachtrij
  • Keuzemenu’s en intelligent doorschakelen
  • Flexibele routeringen van oproepen
  • Telefoongesprekken opnemen
  • Zakelijk vast nummer op mobiel
  • Digitale voicemail

RIP fysieke callcenters, leve virtuele callcenters!

Virtuele callcenters zijn wellicht de beste manier voor kleine en middelgrote bedrijven om hun klantenservice te organiseren en nog te verbeteren. Niet alleen vanwege de lage kosten, maar vooral vanwege de flexibiliteit van VoIP zakelijk en de mogelijkheid om snel in te spelen op nieuwe tendensen. Dat ook je medewerkers zich gelukkiger zullen voelen, en daarmee ook hun productiviteit verbetert, is een mooie bonus.

Kortom, het fysieke callcenter staat tegenover de virtuele variant als een telefoon met draaischijf tegenover de smartphone. De vraag is dus niet óf je je klantenservice organiseert via een virtueel callcenter maar wanneer.

Blogs

ZZP Agenda

december
12
Online | 19.00 uur

Succesvol starten als zzp'er

december
13
Online | 09.00 uur

LinkedIn BOOST training

Wat hou ik netto over als zzp'er?

Wat hou ik netto over als zzp'er?

Wil je snel weten wat je netto over zal houden als zzp'er? Bereken je besteedbaar inkomen via onze netto inkomen calculator!

Terug naar overzicht
Martijn Pennekamp

Martijn Pennekamp

Martijn Pennekamp is de oprichter van het startersplatform ikwordzzper.nl en het ledenplatform Het Ondernemerscollectief. Volg hem via Twitter via @ikwordzzper of word fan van zijn Facebook pagina.

Hoe kun je een occasion leasen als zzp’er?

Zo financier je een MacBook en iPhone voor je Apple werkplek als zzp’er

Wat kun je doen om schijnzelfstandigheid te voorkomen als zzp'er?

Zakelijke auto rijden in 2023 als zzp'er? Dit gaat er veranderen!

Verbeter je bereikbaarheid als zzp'er

5 tips om beter bereikbaar te zijn als zzp'er

Bedrijf starten? Denk aan je telefoonnummer

Hoe regel ik mijn vervangbaarheid als zzp’er?

Starten als zzp’er? Vermijd deze 5 valkuilen bij het verzekeren van je bedrijf

Top 5 meest populaire leaseauto’s voor zzp’ers in de zorg

Wat zijn de voordelen van overstappen van privé naar zakelijk internet als zzp’er?

Millennial-zzp’er? Zie je pensioen niet als een zorg voor later

Wat zijn de risico's voor jou als zzp'er en hoe ga je hier mee om?

8 tips voor je aangifte inkomstenbelasting 2021 als zzp'er

5 tips voor gratis opleiding en ontwikkeling als zzp’er

5 tips om als zzp’er te besparen op je zakelijke internetkosten

Geen belasting tot een winst van € 30.339,- in 2022 als zzp'er

Wat dekt een aansprakelijkheidsverzekering voor schades?

Zzp'er pas op met de budget zorgverzekering in 2022

Waar moet ik als zzp’er in de laatste weken van 2021 op letten?

Top 8 meest populaire leaseauto's voor (startende) zzp'ers

Kan je als startende zzp’er een zakelijke auto leasen?

Zorgeloos ondernemen verhoogt je omzet

Gezond groeien vraagt om een gezonde mindset

Hoe je als ondernemer succesvol kunt verkopen via Marketplaces als Amazon en Bol.com

Een zakelijke creditcard – handig, of juist overbodig?

Cora werd ziek, maar kon rekenen op hulp van SharePeople en Bright-leden

5 manieren om meer succes te hebben als freelancer

Kun je de kosten van ooglaseren aftrekken van de belasting als zzp’er?

Writers block bestrijden als freelance schrijver

UBL facturen: wat je moet weten als zzp'er

Zo kun je zelf je Google Ads campagnes verbeteren

Waarom de opkomst van de zzp-leraar een positieve ontwikkeling is

Vijf zaken waar je op moet letten bij de btw-aangifte over het vierde kwartaal

Geen belasting tot een winst van € 30.439,- in 2021 als zzp'er

Goedkopere energie voor zzp’ers met deze tips

Aansprakelijkheidsverzekering voor zzp'ers, wanneer is dat slim?

Acquisitie als zzp'er! Moeilijk of juist niet?

Met deze 5 tips blijf je wanbetalers een stap voor!

Unieke combinatie pensioen en arbeidsongeschiktheidsverzekering populair bij zzp-ers!

Waarom ik mijn pensioen opbouw bij BrightPensioen

Wat zijn de fiscale aftrekposten als zzp'er?

Boekhouden: zelf doen of uitbesteden als zzp-er?

Geen inkomstenbelasting als zzp'er in 2019 tot een winst van € 28.047

Tijd en geld te kort om werk te maken van sociale media? Met Bonc ben je 'tjoep, tjoep: klaar!'

Hoeveel geld kan ik lenen als zzp’er?

Thuiswerken en je energiekosten: de voordelen en regels

Gratis uren- en kilometerregistratie in excel 2022

Overheid mag zzp'ers gerust vragen om tegenprestatie

Wat is het verschil tussen Broodfonds, SharePeople, Ziektefonds, Voorzieningenfonds, Ziektevangnet en SamSamkring?

Weet wat je netto mag besteden als zzp'er

Maar € 872 betalen voor jouw fiets van € 2000 als zzp’er!

Het urencriterium van 1225 uur: wat telt wel en niet mee?

Opinie: Misbruik maken van Tozo? Wat mij betreft boete €10.000,-

Geen belasting tot een winst van € 29.185 in 2020 als zzp'er

Bedrijfsmiddelen, aftrekposten en belastingvoordeel in 2020

Webinars geven als zzp’er? Een goed idee, zeker in coronatijd

Zo zorg je ervoor dat je online wordt gevonden als zzp’er

Waarom ik heb gekozen voor SharePeople

Mijn ervaring met Deck Verzekeringen

Privé of zakelijk geld lenen als zzp’er: dit zijn je mogelijkheden

Bespaar niet op een boekhoudprogramma en zakelijke rekening

Deze 7 tools zijn heel handig om thuis mee te werken als zzp'er

Zo maak je van een coronaprobleem een coronakans als zzp'er

Waarom de verplichte AOV voor zzp'ers een heel slecht idee is

Ik wil een website (laten) maken, hoeveel budget heb ik nodig?

Tips om een passend thema te kiezen voor je WordPress website

Bespaar tot € 200,- op je zorgverzekering bij VGZ als ondernemer

Wat zijn de mogelijkheden als mijn ideale domeinnaam bezet is?

zzp'er voor hun pensioen geraakt door komende belastingwijzigingen!

AOV afstemmen op je inkomen met het verhogingsrecht

De nieuwe Kleine Ondernemersregeling (KOR) dit moet je weten!

Welke eindleeftijd past bij jouw AOV?

AOV te duur? 6 tips om verantwoord te besparen

Tips voor snellere wifi op kantoor

Eenvoudig jouw online omzet verhogen als zzp'er

Veilig op openbare wifi werken als zzp'er

Tips om jouw online omzet te verhogen als zzp'er

Wie helpt samen met ons (startende) zzp'ers op weg?

Seizoenswerk; hoe zit het dan met je AOV?

Hoe kun je je arbeidsongeschiktheidsverzekering wijzigen?

Wachttijd AOV: wat moet ik kiezen?

Ben jij ook ondernemer voor de inkomstenbelasting?

Jonge ondernemers onbekend met aftrek AOV-premie

Hoe een klein ongelukje een zzp’er €10.000,- kostte

Deliveroo legt bom onder schijnzelfstandigheid zzp'er

9 tips voor effectief en succesvol netwerken

5 modellen die je in 2018 als youngtimer kunt rijden

Geen auteursrecht: rechtmatig stockfoto’s gebruiken kan!

11 tips voor een betaalbare arbeidsongeschiktheidsverzekering (AOV)

Zakelijk etentje? Uit eten als zzp’er goedkoper geworden!

Hoe mijn vakantie gered werd...

9 tips voor als je een webwinkel start als zzp'er

Moet je als zzp'er meerdere opdrachtgevers hebben voor de Belastingdienst?

Zakelijk rijden: zzp'er durf te vragen!

Als zzp’er na één jaar een hypotheek met NHG

Zuinig rijden: (on-) zinnig?

5 zaken die iedere zzp’er hoort te weten over verzekeringen

Zorgen de zzp modelovereenkomsten voor chaos vanaf 1 mei 2016?

Tom de Ridder is dure grap voor de zzp’er

Ga jij mee het schip in als je opdrachtgever failliet gaat?

Zzp pensioen sigaar uit eigen doos?!

Hero en Dirk, reddende engelen van de zzp’ers

Waarom je nooit een 1-pagina site moet willen hebben

Hoeveel pensioen mag je opbouwen als zzp'er?

Misverstanden over de Verklaring Arbeidsrelatie (VAR)

Freelancen of zzp'en anno 2015: 10 praktische tips

Zzp’ers onder armoedegrens? Ja d'uh!

De 6 grootste misverstanden rondom aansprakelijkheid van ondernemers

Altijd en overal kunnen werken als zzp'er

Zzp’ers in de zorg zijn zo zielig niet

10 tips voor een goed ondernemingsplan

ZZP Pensioenfonds is een wassen neus

Zzp-ers verdienen een feestje

Weg met die arbeidsongeschiktheidsverzekering zzp’ers!

Online marketing | Zien en gezien worden als zzp'er

De eerste 3 stappen

Kosten opleiding aftrekbaar als zzp'er!