4 handige en gratis Excel templates voor een startende zzp administratie

Hier vind je een aantal simpele maar handige templates voor je administratie. Welke templates er beschikbaar zijn en wat je van elk template kunt verwachten, vertellen wij jou in dit artikel.

Gratis factureren met een factuur voorbeeld in Excel

Ben jij een hoop tijd kwijt aan het maken en versturen van je facturen? Met een gratis factuur voorbeeld kun jij als zzp’er redelijk eenvoudig facturen opstellen en sturen. De eerste keer dat je het template gebruikt kun je een voorbeeld factuur maken. Vervolgens kun je dit voorbeeld altijd gebruiken en hoef je alleen nog de gegevens van jouw klant in te vullen. Met een gratis offerte template kun jij dus simpel facturen maken en naar je klanten sturen per mail.

Klik op onderstaande buttons voor de gratis templates voor facturen met 9% en 21% btw voor leden van Het Ondernemerscollectief!

Gratis template | Facturen met 9% btw en Gratis template | Facturen met 21% btw

Uren registreren met een gratis Excel template voor zzp’ers

Het is als zzp’er erg belangrijk dat je de gewerkte uren goed bijhoudt. Wanneer je voldoet aan het urencriterium kun je namelijk in aanmerking komen voor ondernemersaftrek bij de Belastingdienst. De ondernemersaftrek bestaat uit de zelfstandigen- en startersaftrek. In totaal kun je profiteren van maximaal 9403 euro belastingvoordeel per jaar. 

Je kun je uren gratis en gemakkelijk bijhouden in een urenregistratie template in Excel. Het voordeel hiervan is dat je alle uren in een overzichtelijk bestand hebt. Wanneer je gebruik maakt van een online spreadsheet, zoals Google Spreadsheets, kun je altijd en overal je uren bijhouden en inzien. Daarnaast voldoen de meeste templates aan alle regels van de Belastingdienst. Hou alleen wel in de gaten of de regels ook veranderen zodat je weet wanneer je het template moet updaten.

Klik op onderstaande button voor de gratis template voor urenregistratie in Excel voor leden van Het Ondernemerscollectief!

Gratis template | Urenregistratie in Excel

Boekhouding bijhouden in een Excel boekhouding template

Als zzp’er heb je over het algemeen niet een hele complexe boekhouding, zeker niet als starter. In de meeste gevallen kun je het af zonder boekhouder of boekhoudsoftware. Het bijhouden van een simpel kasboek in Excel is dan eigenlijk al voldoende. Een wat uitgebreider template bevat daarnaast ook een balans, resultatenrekening, btw-overzicht en klantenoverzicht. Op die manier kun je met het template relatief eenvoudig en gratis boekhouden in Excel.

Klik op onderstaande button voor de gratis template voor een kasboek in Excel voor leden van Het Ondernemerscollectief!

Gratis template | Kasboek in Excel

Zet vandaag nog gratis jouw zzp administratie op in Excel

Wanneer je zzp’er bent, heb je vaak geen complexe administratie. In dat geval kan Excel prima voldoen. Zeker voor startende zzp’ers zijn dan standaard templates in Excel erg handig om een begin te maken. Mocht je meer klanten of projecten krijgen, overweeg dan over te stappen naar software zodat je processen en handelingen kunt automatiseren.

Boekhouden in Excel vs online boekhoudpakketten

Voordelen van boekhouden in Excel:

• Kosten: Excel is relatief goedkoop en vaak al aanwezig op veel computers als onderdeel van Microsoft Office.
• Flexibiliteit: Je kunt sjablonen en formules volledig aanpassen aan je eigen behoeften, waardoor je volledige controle hebt over hoe je je boekhouding bijhoudt.
• Gebruiksgemak: Voor eenvoudige boekhoudkundige taken is Excel makkelijk te gebruiken, vooral als je al bekend bent met het programma.
• Geen internetverbinding nodig: Je kunt offline werken, wat handig is als je geen constante internetverbinding hebt.

Nadelen van boekhouden in Excel:

• Tijdrovend: Handmatige invoer en onderhoud van gegevens kunnen veel tijd kosten, vooral naarmate je boekhouding complexer wordt.
• Foutgevoelig: Het risico op menselijke fouten is groter, vooral bij het invoeren van gegevens of het opstellen van formules.
• Beperkte functionaliteit: Excel mist functies zoals automatische rapportage, belastingberekeningen, of integraties met banken en andere systemen.
• Schaalbaarheid: Voor grotere bedrijven kan het snel onoverzichtelijk worden, en het is moeilijk om complexe boekhoudkundige processen in Excel te beheren.

Voordelen van online boekhoudsoftware:

• Automatisering: Veel processen, zoals facturering, belastingberekeningen, en bankafstemming, worden automatisch uitgevoerd, wat tijd bespaart en de kans op fouten vermindert.
• Veiligheid: Gegevens worden vaak automatisch geback-upt en beveiligd met sterke encryptie.
• Schaalbaarheid: Software kan meegroeien met je bedrijf en biedt vaak functies die aangepast kunnen worden aan de behoeften van zowel kleine als grote bedrijven.
• Ondersteuning en updates: Softwareleveranciers bieden vaak ondersteuning en regelmatige updates, zodat je altijd werkt met de nieuwste functionaliteiten en regelgeving.

Nadelen van online boekhoudsoftware:

• Kosten: Online boekhoudsoftware kan duurder zijn, vooral voor geavanceerde functies of meerdere gebruikers.
• Leercurve: Het kan tijd kosten om bekend te raken met de software, vooral als je overstapt van Excel of handmatige boekhouding.
• Afhankelijkheid van internet: Zonder internetverbinding kun je niet bij je gegevens, wat problematisch kan zijn als je op een locatie werkt zonder betrouwbare toegang.
• Beperkte aanpassingsmogelijkheden: In tegenstelling tot Excel zijn de aanpassingsmogelijkheden vaak beperkter, wat een nadeel kan zijn als je specifieke behoeften hebt.

Toe aan de volgende stap? Kies hier de beste online boekhoudpakketten

Wanneer je zzp’er bent, zijn standaard templates in Excel erg handig om een begin te maken. Als je onderneming groeit, zal je echter merken dat het lastiger wordt om je administratie bij te houden. De investering in professionele online boekhoudsoftware loont dan al snel de moeite.

Natuurlijk, je bespaart geld met het werken in een gratis spreadsheet, maar de tijd van elk dubbeltje moeten omdraaien ligt nu achter je. Een Excel-boekhouding kost je gewoon meer tijd en het risico dat je fouten maakt bij het bijhouden ervan is stukken groter. Je moet alle gegevens zelf invullen. Heb je een factuur ontvangen of verstuurd, dan moet je deze zelf in je boekhouding overtypen of kopiëren/plakken.

Met bedrijfssoftware worden veel handelingen geautomatiseerd. Ook maak je minder fouten waardoor je professioneler overkomt bij je klanten, die hierdoor sneller bij jou terug zullen komen.

Offertes, urenregistratie en boekhouden in één pakket? Het is allemaal mogelijk. We hebben hier alvast een aantal voorbeelden van boekhoudprogramma's op een rijtje gezet: