De privacywet AVG, ook wel bekend als General Data Protection Regulation (GDPR), is in mei 2018 in werking getreden. AVG stelt strenge eisen aan privacy. Zo moet je overzichtelijk en transparant omgaan met persoonsgegevens. Waar moet je verder op letten als zzp’er?
De AVG is geen simpele checklist die je kunt afvinken om aan alle eisen te voldoen. De wetgeving is hetzelfde voor alle ondernemingen, van eenmanszaak tot multinational. En omdat (bijna) iedereen met persoonsgegevens werkt, ook zzp’ers, heeft deze privacywet een grote impact. Zzp’ers hebben met de AVG te maken omdat ze bijvoorbeeld afspraken bijhouden van klanten, of telefoonnummers of persoonsgegevens nodig hebben om een factuur te sturen.
Het is erg belangrijk dat jij voldoet aan de eisen van de AVG. De Autoriteit Persoonsgegevens, de toezichthouder, kan namelijk boetes uitdelen die kunnen oplopen tot wel € 20.000.000.
Zzp’ers in bepaalde branches ontkomen er niet aan om een DPIA (Data Protection Impact Assessment) uit te voeren. Dit is een manier om je privacy risico’s in kaart te brengen. Onder de AVG kan het verplicht zijn om dit te doen. Werk je aan een project met persoonsgegevens van anderen? Een DPIA maakt duidelijk wat de impact is op de privacy van betrokkenen, wat de risico’s zijn voor hen én voor jouw bedrijf en of er een manier is om jouw project uit te voeren op een manier die minder risicovol is voor de privacy.
Ondernemers die sowieso verplicht zijn om een DPIA uit te voeren, zijn bijvoorbeeld psychologen, bewindvoerders, marketeers en tussenpersonen in letselschade of zorgdienstverleningen. Ondernemers in deze branches werken met privacygevoelige informatie zoals patiënten- of klantendossiers.
Het is lastig een checklist samen te stellen voor AVG, omdat elk bedrijf en iedere branche een apart geval is. Je moet in elk geval allerlei verwerkingsverklaringen hebben waarin je kunt verantwoorden welke gegevens je wanneer en op welke manier hebt bewaard, waarvoor deze worden gebruikt, wie en wanneer er toegang tot deze gegevens hebben en hoe én wanneer personen toestemming hiervoor hebben gegeven. Je hebt kortweg een verantwoordingsplicht.
Heb je twijfels of een vraag over een overeenkomst, modelcontract of heb je een geschil? Heb je een juridisch probleem? Neem dan snel contact op het de juridische helpdesk van Het Ondernemerscollectief: daar kun je terecht als je een vraag hebt of advies wilt.
Noodzakelijk is ook een privacyverklaring. Deze bevat onder andere: de identiteit van jouw onderneming met contactgegevens; het doel waarvoor je gegevens verzamelt; wie de persoonsgegevens ontvangt en hoe lang je de gegevens wilt bewaren. Ook vermeld je hier dat personen recht hebben op het wijzigen of verwijderen van gegevens; dat zij het recht hebben om bezwaar te maken tegen verwerking van de gegevens. Indien er sprake is van profilering moet er gemeld worden waarom dat is en wat de gevolgen ervan zijn.
De persoonsgegevens die je gebruikt, worden ergens opgeslagen, bijvoorbeeld op de server van je computer of in de software van de nieuwsbrieven die je verstuurt. Jij moet met al deze partijen een verwerkersovereenkomst afsluiten. Sla jij gegevens op in Dropbox? Dan moet je een verwerkersovereenkomst sluiten met Dropbox. Hetzelfde geldt voor de software waarmee jij je nieuwsbrieven verstuurt, offertes opmaakt en facturen verstuurt.
Ook moet je als ondernemer met procedures gaan werken. Verwerkersovereenkomsten moeten in veel gevallen aangescherpt worden en je moet kunnen aantonen dat je persoonsgegevens op de juiste manier verwerkt. Dit doe je in een zogeheten verwerkingsregister.
Als bedrijf moet je kunnen verantwoorden dat je beleid voert op het gebied van privacy en gegevensbescherming. In zo’n privacy- of gegevensbeschermingsbeleid geef je aan welke persoonsgegevens je verwerkt en waarvoor je deze nodig hebt. Ook moet je aangeven hoe je de gegevens beschermt en hoe je lang je ze bewaart.
LET OP Dit is iets anders dan een privacyverklaring zoals bovenstaande. Hier lees je meer over wat er in het gegevensbeschermingsbeleid moet staan.
Wat moet je ook vastleggen volgens de AVG?
Kortom: de AVG is pittige stof, maar voor jou als zzp’er van groot belang. Wil je advies over hoe je dit het beste in jouw bedrijf kunt implementeren? Neem dan contact op met een jurist die gespecialiseerd is in privacyrecht.
Wil je een verwerkersovereenkomst opstellen maar kun je daar hulp bij gebruiken? Neem dan eens een kijkje bij HalloLex. Hier vind je maatwerk juridische documenten tegen een scherpe prijs.
Wat mag wel en wat mag niet binnen de AVG-regels? Je wilt een boete voorkomen en je niet beperkt voelen in je bedrijfsvoering. Daarom heeft HalloLex de AVG Compliance Checklist gemaakt. Met deze checklist zie je aan welke dingen jij moet denken om alles zo goed mogelijk compliant voor de AVG in te regelen en kom je niet voor vervelende verrassingen te staan.
Verklein je risico's als ondernemer door alles goed in beeld te hebben en vooraf bepaalde zaken te regelen.
Wil jij weten hoe je er, juridisch gezien, voor staat met je bedrijf?
Doe dan geheel vrijblijvend de Legal Blueprint test van HalloLex.
Het registreren is niet gelukt. Waarschijnlijk ben je al geregistreerd met dit e-mailadres.
