Welke kosten zijn aftrekbaar bij het huren van kantoorruimte?

Als (startende) zzp'er is het vaak belangrijk om de kosten te drukken. Het is daarom belangrijk goed te beseffen wat een kantoorruimte kost en welke regels er gelden als het gaat om mogelijke aftrekposten. Afhankelijk van de situatie is het mogelijk om diverse kosten af te trekken. 

Kantoorruimte huren of kantoor aan huis

De Belastingdienst maakt onderscheid tussen aftrekposten bij een gehuurde kantoorruimte, kantoor aan huis (huurhuis en koophuis) en een kantoor dat in eigendom van het bedrijf is. Als startende zzp'er zal deze laatste optie waarschijnlijk niet op jou van toepassing zijn. Daarom gaan we in dit artikel in op de verschillen tussen een kantoorruimte huren en een kantoor aan huis.

Kantoorruimte huren: btw en aftrekposten

Als je een kantoorruimte huurt, kun je alle kosten die je voor het kantoor maakt, aftrekken van de inkomsten die je maakt met jouw onderneming.

Tot deze kosten behoren onder andere:

• De huur van de kantoorruimte;
• Verbouwingskosten;
• Inrichtingskosten;
• Afschrijving van inrichting, apparatuur en benodigdheden;
• Gas, water en elektra;
• Verzekeringen;
• Schoonmaakkosten.

Uiteraard kun je ook de standaard aftrekposten opvoeren, zoals:

• Porti;
• ICT kosten;
• Drukwerk;
• Overige kantoorbenodigdheden;
• Vervoers- en verblijfskosten;
• Marketingkosten;
• Ondersteuning en verplichtingen;
• Kennis en ontwikkeling.

Je kunt deze kosten inclusief btw aftrekken, voor zover je de btw niet als voorbelasting af kunt trekken. Fiscaal gezien is het vaker aantrekkelijker om een (tijdelijke) kantoorruimte te huren in plaats van een kantoor aan huis te houden. Dit is voornamelijk zo omdat je een groot deel van de kosten af kunt trekken voor de belasting - en in het geval van een kantoor aan huis in veel gevallen aftrekmogelijkheden hebt.

Een kantoor huren als zzp'er: de voordelen

Behalve dat het huren van een kantoor of werkplek fiscale voordelen voor je heeft, komt het ook jouw onderneming ten goede. Zo heb je minder afleiding, werk je met relatief gezette tijden en kun je privé- en werkzaken makkelijker van elkaar scheiden.

Er zijn tegenwoordig steeds meer kantoren die speciale ruimtes hebben voor startende ondernemers en zzp’ers/ freelancers, met name in de grote steden. Deze ruimtes worden ook wel coworking spaces genoemd. Zo zijn er diverse kantoorruimtes in Amsterdam en Rotterdam die dit aanbieden. Door de blijvende stijging in het aantal zelfstandigen bieden steeds meer kantoren in kleinere steden ook coworking spaces aan.

Fiscale hulp nodig?

Doe je zelf je boekhouding? Heb je vragen als:

• Welke kosten zijn aftrekbaar?
• Hoe betaal ik zo min mogelijk belasting?

De fiscale helpdesk van Het Ondernemerscollectief staat klaar.

Meer over de fiscale helpdesk

Btw en aftrekposten voor een kantoor aan huis

Veel zzp'ers beginnen hun bedrijf vanuit hun huis. Dit heeft een aantal voordelen zoals geen huurkosten, flexibele werktijden en geen reistijd. De fiscale regelgeving van de Belastingdienst is echter zeer streng als het gaat om het aftrekken van de kosten van een kantoor aan huis. Bovendien is er een significant verschil tussen een kantoor aan huis in een huurhuis en een kantoor in een koopwoning.

Check binnen 2 minuten al jouw aftrekposten en toelages. Start ZZP Aftrekposten Scan.

Eisen bij een koopwoning

Als eenmanszaak is de zelfstandigheidseis en de inkomenseis van belang bij het bepalen of de kantoorruimte in een koopwoning opgegeven mag worden als aftrekpost.

Zelfstandigheidseis

• De kantoorruimte dient een eigen ingang te hebben;
• Er moet een sanitaire voorziening aanwezig zijn;
• Het kantoor moet ook aan een ander verhuurd kunnen worden.

Inkomenseis

• Tenminste 30% van de inkomsten moet verdiend worden in het kantoor;
• Wanneer je ook beschikt over een kantoor buitenshuis is dit zelfs 70%.

Eisen bij een kantoorruimte in een huurhuis

Beschik je over een huurhuis? Dan is het eenvoudiger om de kantoorruimte op te geven als aftrekpost. Hiervoor zijn twee mogelijkheden: het etiketteren of administratief splitsen. Bij het etiketteren merk je de woning aan als ondernemingsvermogen. Deze regeling is meestal het voordeligst. Administratief splitsen is interessant wanneer de werkruimte minder dan 10% van het totale woning oppervlak beslaat.

De voorwaarden:

• Het huurrecht van de woning moet behoren tot het ondernemingsvermogen. Dit doe je door te etiketteren, te benoemen in de jaarrekening en om het nog duidelijker te maken: te betalen via een zakelijke rekening.
• Meer dan 10% van de woning dient gebruikt te worden voor de onderneming als je wilt etiketteren. Dit gebeurt op basis van vierkante meters van alle ruimtes, inclusief berging. Staat je bureau in de woonkamer? Dan kan de gehele woonruimte toegeschreven worden aan het aantal vierkante meter kantoor.

Aftrekposten voor een kantoor in een huurhuis

Voldoet de kantoorruimte aan de bovenstaande regels? Dan kan het kantoor aan huis aangemerkt worden als ondernemingsvermogen. De kosten mogen dan afgetrokken worden van de winst.

Daarnaast kun je de btw op gas, water en elektriciteit, onderhoud en inrichting aftrekken. Voor aftrek van de internet- en telefoonverbinding moet aangetoond kunnen worden dat deze alleen voor de onderneming gebruikt worden.

Is er nog twijfel of wil je precies berekenen welke kosten aftrekbaar zijn? Gebruik dan de rekenhulp 'werkruimte in de woning' van de Belastingdienst.

Btw vrij huren

Stichtingen kunnen in sommige gevallen btw vrij huren. Dan dient het gebouw wel minimaal tien jaar in handen te zijn van dezelfde eigenaar of meer dan tien jaar geleden verbouwd te zijn.

TIP Meer weten over ondernemen? In het Handboek Ondernemen van de Belastingdienst vind je praktische informatie over premies, belastingen en bijdragen. Download het gratis handboek hieronder.