Welke kosten zijn aftrekbaar bij het huren van kantoorruimte?

Als (startende) zzp'er is het belangrijk om de kosten te drukken. Je moet goed beseffen wat een kantoorruimte kost en welke regels er gelden als het gaat om mogelijke aftrekposten. Afhankelijk van de situatie is het mogelijk om diverse kosten af te trekken. 

Kantoorruimte huren of kantoor aan huis

De Belastingdienst maakt onderscheid tussen aftrekposten bij een gehuurde kantoorruimte, kantoor aan huis (huurhuis en koophuis) en een kantoor dat in eigendom van het bedrijf is. Als startende zzp'er is deze laatste optie waarschijnlijk niet op jou van toepassing. In dit artikel gaan we in op de verschillen tussen een kantoorruimte huren en een kantoor aan huis.

Kantoorruimte huren: btw en aftrekposten

Als je een kantoorruimte huurt, kun je alle kosten die je voor het kantoor maakt, aftrekken van de inkomsten die je maakt met jouw onderneming.

Tot deze kosten behoren onder andere:

• De huur van de kantoorruimte;
• Verbouwingskosten;
• Inrichtingskosten;
• Afschrijving van inrichting, apparatuur en benodigdheden;
• Gas, water en elektra;
• Verzekeringen;
• Schoonmaakkosten.

Uiteraard kun je ook de standaard aftrekposten opvoeren, zoals:

• Porti;
• ICT kosten;
• Drukwerk;
• Overige kantoorbenodigdheden;
• Vervoers- en verblijfskosten;
• Marketingkosten;
• Ondersteuning en verplichtingen;
• Kennis en ontwikkeling.

Je kunt deze kosten inclusief btw aftrekken, voor zover je de btw niet als voorbelasting af kunt trekken. Fiscaal gezien is het vaker aantrekkelijker om een (tijdelijke) kantoorruimte te huren in plaats van een kantoor aan huis te houden. Dit is voornamelijk zo omdat je een groot deel van de kosten af kunt trekken voor de belasting en in het geval van een kantoor aan huis in veel gevallen aftrekmogelijkheden hebt.

Een kantoor huren als zzp'er: de voordelen

Behalve dat het huren van een kantoor of werkplek fiscale voordelen voor je heeft, komt het ook jouw onderneming ten goede. Zo heb je minder afleiding, werk je met relatief gezette tijden en kun je privé- en werkzaken makkelijker van elkaar scheiden.

Er zijn tegenwoordig steeds meer kantoren die speciale ruimtes hebben voor startende ondernemers en zzp’ers/freelancers, met name in de grote steden. Deze ruimtes worden ook wel coworking spaces genoemd. Zo zijn er diverse kantoorruimtes in Amsterdam en Rotterdam die dit aanbieden. Door de voortdurende stijging in het aantal zelfstandigen bieden steeds meer kantoren in kleinere steden ook coworking spaces aan.

Fiscale hulp?

Heb je vragen als:

• Welke kosten zijn aftrekbaar?
• Hoe betaal ik zo min mogelijk belasting?

Stel ze aan de fiscale helpdesk

Btw en aftrekposten voor een kantoor aan huis

Veel zzp'ers beginnen hun bedrijf vanuit hun huis. Dit heeft een aantal voordelen als geen huurkosten, flexibele werktijden en geen reistijd. De fiscale regelgeving van de Belastingdienst is echter zeer streng als het gaat om het aftrekken van de kosten van een kantoor aan huis. Bovendien is er een significant verschil tussen een kantoor aan huis in een huurhuis en een kantoor in een koopwoning.

Check binnen 2 minuten al jouw aftrekposten en toelages. Start ZZP Aftrekposten Scan.

Eisen bij een koopwoning

Als eenmanszaak zijn de zelfstandigheidseis en inkomenseis van belang bij het bepalen of de kantoorruimte in een koopwoning opgegeven mag worden als aftrekpost.

Zelfstandigheidseis

• De kantoorruimte dient een eigen ingang te hebben;
• Er moet een sanitaire voorziening aanwezig zijn;
• Het kantoor moet ook aan een ander verhuurd kunnen worden.

Inkomenseis

• Tenminste 30% van de inkomsten moet verdiend worden in het kantoor;
• Wanneer je ook beschikt over een kantoor buitenshuis is dit zelfs 70%.

Eisen bij een kantoorruimte in een huurhuis

Beschik je als zzp’er over een huurhuis? Sinds 1 januari 2017 zijn de kosten van een werkruimte of kantoorruimte in de huurwoning alleen nog maar fiscaal aftrekbaar als er sprake is van een zogenaamde kwalificerende werkruimte. Het maakt daarbij niet uit of je het huurrecht van de gehele woning tot je ondernemingsvermogen of tot je privévermogen hebt gerekend. Maar wanneer is er nu sprake van een kwalificerende werkruimte? Er moet - net als bij de eisen bij een koopwoning - aan twee cumulatieve eisen worden voldaan:    

• Zelfstandigheidscriterium. De werkruimte moet een zelfstandig gedeelte van de woning zijn. Dit houdt in dat er sprake moet zijn van een eigen ingang of opgang en eigen sanitaire voorzieningen. Je moet de werkruimte aan een willekeurige derde kunnen verhuren. Een werkplek in de woonkamer, slaapkamer of zolderkamer wordt niet als zelfstandige werkruimte aangemerkt. Een kantoor in de garage met eigen ingang en sanitair kan dat wel zijn.  

• Inkomenscriterium. Heb je als zzp’er geen werkruimte elders? Dan is de eis dat je minimaal 30% van je totale inkomen (loon, winst of resultaat uit overige werkzaamheden) in de ruimte en 70% in of vanuit de ruimte verdient. Als je nog een ander kantoor of werkruimte tot je beschikking hebt, dan dien je je inkomen voor ten minste 70% in de ruimte in het huurhuis te verdienen.

LET OP. Een AOW-uitkering of pensioen wordt als loon aangemerkt en telt dus mee voor het inkomenscriterium. Daarnaast dien je te weten dat er géén overgangsrecht voor bestaande gevallen (van vóór 2017) is.    

Aftrekposten voor een kantoor in een huurhuis

Is er sprake van een kwalificerende werkruimte, waarbij je als zzp’er voldoet aan het bovenvermelde zelfstandigheidscriterium en inkomenscriterium Dan is aftrek van kosten mogelijk, specifiek:

• Een evenredig deel van de huurkosten die aan de werkruimte zijn toe te rekenen, is aftrekbaar.
• Een evenredig gedeelte van de huurderslasten mag worden afgetrokken. Denk aan de kosten van gas, water en licht, onderhoudskosten en de inboedelverzekering.
• De inrichtingskosten zijn bij een kwalificerende werkruimte ook aftrekbaar. Hier vallen een computer of printer echter niet onder. De afschrijvingskosten van een computer of printer kunnen ten laste van de winst worden gebracht.

Is de btw aftrekbaar?

Voor de btw is het onderscheid tussen een kwalificerende en niet-kwalificerende werkruime niet van belang. Of de btw aftrekbaar is, is afhankelijk van of je zaken voor je onderneming gebruikt en/of je hiermee btw-belaste omzet behaalt. Is dat het geval? Dan kun je de voorbelasting over het zakelijk gebruik aftrekken. Bijvoorbeeld btw op energie, onderhoud en inrichting. Voor aftrek van de internet- en telefoonverbinding moet aangetoond kunnen worden dat deze alleen voor de onderneming gebruikt worden.

Twijfel je nog of wil je precies berekenen welke kosten aftrekbaar zijn? Gebruik dan de rekenhulp 'werkruimte in de woning' van de Belastingdienst.

Btw-vrij huren

Stichtingen kunnen in sommige gevallen btw-vrij huren. Dan dient het gebouw wel minimaal tien jaar in handen te zijn van dezelfde eigenaar of meer dan tien jaar geleden verbouwd te zijn.

TIP Meer weten over ondernemen? In het Handboek Ondernemen van de Belastingdienst vind je praktische informatie over premies, belastingen en bijdragen. Download het gratis handboek hieronder.