Urenregistratie voor zzp'ers: zo voldoe je aan het urencriterium

De voorwaarden van het urencriterium 

Voor de meeste vormen van ondernemersaftrek moet je voldoen aan de voorwaarden van urencriterium. Deze voorwaarden zijn: 

1. Je besteedt minimaal 1.225 uur per kalenderjaar aan je onderneming(en). Dit komt neer op ongeveer 24 uur per week in een volledig kalenderjaar.  
2. Je moet meer tijd besteden aan je onderneming dan aan andere werkzaamheden, bijvoorbeeld als je in loondienst werkt. 

Natuurlijk kan er veel gebeuren in een jaar. Daarom gelden enkele uitzonderingen op de bovenstaande criteria. Dit zijn de twee belangrijkste:  

1. Als je in een van de voorgaande vijf jaren in loondienst was, hoef je alleen aan de eerste voorwaarde van het urencriterium te voldoen. 

1. Neem je zwangerschap- of kraamverlof op gedurende het jaar? Dan tellen maximaal 16 weken van het opgenomen verlof mee als gewerkte uren. Bij een 40-urige werkweek kom je uit op maximaal 640 uur. 

Let op: Het urencriterium loopt per kalenderjaar. Start je in september? Dan moet je nog steeds 1.225 uur draaien en meer dan 50% van je tijd in je onderneming steken. Dat betekent dat je een poosje hele lange dagen moet maken of een jaar geen beroep doet op de ondernemersaftrek.

Welke uren tellen mee voor het urencriterium? 

Aangezien de fiscaal voordelige zelfstandigen- en startersaftrek vallen onder de ondernemersaftrek, is het verstandig om werk te maken van het urencriterium. Gelukkig tellen de volgende werkzaamheden allemaal mee: 

• De tijd die je stopt in opdrachten. 

• Je administratie bijhouden (zoals facturen en btw-aangifte). 

• Acquisitie en klantgesprekken. 

• Offertes opstellen. 

• Bijscholing en cursussen. Dit geldt wel alleen voor bijscholing die is gekoppeld aan je beroep.  

• Voorbereidend werk en onderzoek. 
• Reistijd naar zakelijke afspraken. 

Zo kun je als ondernemer op vele manieren toewerken naar de 1.225 uur. Goed om te weten als je net bent gestart.  

Is een urenregistratie verplicht als zzp’er? 

Nee. Een urenregistratie bijhouden is niet verplicht, maar wel verstandig als  je gebruik maakt van een vorm van ondernemersaftrek. Je moet namelijk aannemelijk kunnen maken dat je meer dan 1.225 uur besteedt aan je onderneming. Dat kan bijvoorbeeld via de uren die staan op je facturen, maar een urenregistratie is veel overzichtelijker. Zeker als je ook veel niet-declarabele uren maakt. 

Is een urenregistratie verplicht als zzp’er? 

Nee. Een urenregistratie bijhouden is niet verplicht, maar wel verstandig als  je gebruik maakt van een vorm van ondernemersaftrek. Je moet namelijk aannemelijk kunnen maken dat je meer dan 1.225 uur besteedt aan je onderneming. Dat kan bijvoorbeeld via de uren die staan op je facturen, maar een urenregistratie is veel overzichtelijker. Zeker als je ook veel niet-declarabele uren maakt. 

Hoe zet je een goede urenadministratie op? 

Verdien je jouw geld met productverkoop of factureer je als dienstverlenende ondernemer minder dan 1.225 per jaar? Houd je uren dan nauwkeurig bij, bijvoorbeeld in de urenregistratie software van MoneyMonk. Je gaat als volgt te werk:

1. Categoriseer werkzaamheden in taken 

Begin met het categoriseren van werkzaamheden die regelmatig terugkomen. Als online marketeer kun je denken aan: strategieën bedenken, advertentieteksten schrijven, banners ontwerpen, resultaten analyseren, rapportages uitwerken, campagnes inrichten, reizen en data invoeren. Deze ‘taken’ koppel je later aan klanten en/of projecten. Zo krijg je inzicht in alles wat je hebt gedaan.  

2. Projecten creëren 

Werk je aan verschillende opdrachten en voor meerdere klanten? Maak dan projecten aan waarin je je gewerkte uren per klant of opdracht registreert. Creëer ook projecten voor niet-declarabele uren, zoals een nieuwe website ontwikkelen, je werkplicht inrichten of je administratie bijhouden. Zo voldoe je namelijk veel sneller aan het urencriterium. 

3. Uren invoeren 

Als de structuur staat, begint je urenregistratie pas echt. Je moet namelijk regelmatig uren invoeren. Dit kan in een (digitale) agenda, een Excel-bestand of met online urenregistratie software. De laatste optie is wat ons betreft de meest efficiënte voor dienstverlenende ondernemers. Met urenregistratie software zet je namelijk geregistreerde uren direct om in een factuur. En via de ingebouwde rapportages houd je beter grip op lopende projecten. Zo levert de urenregistratie veel meer op. 

Tip: Slim je uren registreren met MoneyMonk 

Maak je urenregistratie eenvoudig met MoneyMonk! Met deze slimme software houd je al je gewerkte uren bij via de desktop of de app. Of je nu onderweg bent of op kantoor werkt, je hebt altijd inzicht in je administratie. Met MoneyMonk kun je:

• Uren direct of achteraf registreren: gebruik de timer, registreer in bulk meerdere uren of voeg uren later toe in je agenda. 

• Uurtarieven instellen: koppel je tarief aan je uren voor een snelle en foutloze facturatie. 

• Uren exporteren: maak eenvoudig een overzicht per klant, project of periode. 
• Uren factureren: zet gewerkte uren direct om in een factuur of specificatie en verstuur deze via e-mail. 

Daarnaast bewaart MoneyMonk al je gegevens veilig en overzichtelijk, zodat je altijd voldoet aan de eisen van de Belastingdienst. Probeer het 30 dagen gratis en ontdek hoe makkelijk uren registreren kan zijn!  

Bekijk MoneyMonk hier