Thuis werken of een kantoor huren: wat is voordeliger?

Als je start als zzp’er, begin je meestal vanuit huis. De Belastingdienst stelt echter strenge eisen als het gaat om aftrekken van de kosten van een thuiskantoor. Een kantoor huren is dan ook het overwegen waard. Wat zijn de verschillen en regels? Dat en meer lees je in dit kennisartikel.

Extern huren

Het huren van een kantoor kan fiscale voordelen voor je hebben: je kunt diverse kosten aftrekken zoals huur, verbouwingskosten, gas water en elektra, maar ook kantoorbenodigdheden. Maar wat is het eigenlijk het verschil in regelgeving tussen thuis werken of een kantoor? En als je thuis werkt, zit er dan verschil tussen een koop- of huurwoning?

Eisen bij een koopwoning

De regels bij thuis werken in een koopwoning of huurwoning verschillen. In het geval van een koopwoning is de zelfstandigheids- en inkomenseis van belang.

Zelfstandigheidseis

De zelfstandigheidseis houdt in dat de werkruimte duidelijk te herkennen moet zijn als zelfstandige ruimte. Het kantoor moet in ieder geval een eigen ingang en sanitaire voorzieningen hebben. Ook moet de ruimte aan derden kunnen worden verhuurd.

Inkomenseis

De inkomenseis houdt in dat je vanuit jouw werkruimte aan huis minstens 70% van je inkomsten moet verdienen. Ook moet je minstens 30% van je werktijd vanuit de ruimte werken. Dit kun je aantonen door een urenregistratie bij te houden.

Eisen bij een huurwoning

Heb je een huurhuis? Dan is het gemakkelijker om de kantoorruimte op te geven als aftrekpost. Hiervoor zijn twee mogelijkheden, namelijk het etiketteren of administratief splitsen.

Bij het etiketteren merk je de woning aan als ondernemingsvermogen. Deze regeling is meestal het voordeligst. Administratief splitsen is met name interessant wanneer de werkruimte minder dan 10% van het totale woonoppervlakte beslaat.

Ook bij een huurwoning zijn er een aantal voorwaarden verbonden:

• Het huurrecht van de woning moet behoren tot het ondernemingsvermogen. Dit doe je door te etiketteren, te benoemen in de jaarrekening en om het nog duidelijker te maken: te betalen via een zakelijke rekening.
• Meer dan 10% van de woning dient gebruikt te worden voor de onderneming als je wilt etiketteren. Dat gebeurt op basis van vierkante meters van alle ruimtes, inclusief berging. Staat je bureau in de woonkamer? Dan kan de gehele woonruimte toegeschreven worden aan het aantal vierkante meter kantoor.
• Je werkt minimaal 10% van de tijd vanuit huis.

Voldoet de kantoorruimte aan bovenstaande regels? Dan kan het kantoor aan huis aangemerkt worden als ondernemingsvermogen. Dan mogen de kosten afgetrokken worden van de winst.

Daarnaast kun je de btw op gas, water, elektriciteit, onderhoud en inrichting aftrekken. Voor aftrek van de internet- en telefoonverbinding moet aangetoond worden dat deze alleen voor de onderneming gebruikt worden.

Een rekenvoorbeeld vind je in dit artikel.

Fiscale hulp?

Heb je vragen als:

• Welke kosten zijn aftrekbaar?
• Hoe betaal ik zo min mogelijk belasting?

Stel ze aan de fiscale helpdesk

Btw-vrij huren

Stichtingen kunnen in sommige gevallen btw vrij huren. Dan dient het gebouw wel minimaal tien jaar in handen te zijn van dezelfde eigenaar of meer dan tien jaar geleden verbouwd te zijn.

Zoals je ziet heeft het nogal wat voeten in de aarde om te voldoen aan de regels van de Belastingdienst en is het eerder een uitzondering dan regel.

Kantoor versus thuiswerken

Er zijn meer regels en eisen aan een kantoor aan huis dan een extern kantoor. De regels rondom een kantoor aan huis worden elk jaar verder verscherpt. Daarom kan een (flex)werkplek huren voordeliger voor je zijn. Je kunt dan namelijk alle zakelijke kosten aftrekken, zoals de huur, afschrijving van kantoormeubilair, apparatuur, drukwerk, kantoorbenodigdheden, schoonmaakkosten, internet- en telecommunicatiekosten.

Daarnaast biedt een kantoorruimte je ook een hoop gemak. Wil je:

• Flexibel je werktijden kunnen indelen;
• Meer discipline tijdens het werken;
• Minder afleiding;
• Je netwerk vergroten;
• Je privé- en werkzaken beter van elkaar scheiden;
• Professioneler overkomen?

Dan is een kantoorruimte wellicht iets voor je.

Coworking spaces

Een kantoor kan een gebouw zijn, maar ook een etage of een ruimte in een gebouw. Tegenwoordig zijn er steeds meer kantoren die speciale ruimtes hebben voor startende ondernemers en zzp’ers. Met name in grote steden, waar ze ook wel ‘coworking spaces’ worden genoemd. 

In deze ruimtes werk je samen met ondernemers uit dezelfde branche. Heb je een vraag of zit je met een probleem? Dan kun je handig gebruikmaken van je netwerk. In de coworking spaces vind je ook ondernemers uit andere sectoren, zodat je je netwerk snel kan uitbreiden.