Boekhouden met een webshop: houd hier rekening mee

Online winkelen is inmiddels de normaalste zaak van de wereld. Van kleding en elektronica tot boeken, meubels en zelfs je dagelijkse boodschappen: alles bestel je met een paar klikken. Steeds meer ondernemers springen daarop in met een eigen webshop. Of je nu aan dropshipping doet, handgemaakte producten verkoopt of een nichemarkt bedient, één ding heb je altijd nodig: een goede boekhouding. Net zoals je jouw producten online verkoopt, kun je ook je administratie volledig online regelen. Met een online boekhoudpakket, zoals MoneyMonk, heb je je facturen, betalingen, btw-overzicht en rapportages overzichtelijk op één plek, en veel taken kunnen zelfs automatisch worden gekoppeld aan je webshop.

Via je webwinkel kun je vaak al bepaalde zaken goed inrichten en daarmee automatiseren, zoals kortingen, facturatie, btw berekenen en verzendkosten apart vermelden. Ook is je debiteurenbeheer vaak beperkt omdat de meeste klanten direct betalen bij het bestellen. Toch is de administratie van een webwinkel niet iets om te onderschatten. Denk aan verschillende btw-regels, voorraadbeheer, retouren en logistiek. Dat vraagt om een boekhouding die slim is ingericht, zodat je cijfers kloppen en je altijd weet hoe je bedrijf ervoor staat. Gelukkig kun je dit met de juiste tools prima zelf bijhouden, zonder dat het veel vraagt van je kostbare tijd.

Waarom is boekhouden voor webshops anders?

Bij een gemiddelde dienstverlener komt er vaak één betaling per klant binnen. Maar bij een goedlopende webshop kun je dagelijks tientallen tot honderden bestellingen binnen krijgen. En daar zitten vaak ook nog eens allerlei nuances aan: betalingen lopen veelal via externe providers zoals Mollie die verwerkingskosten rekenen, je hebt sneller te maken met verkoop aan het buitenland en dus andere btw-regels en je hebt te maken met zaken als retouren en verzendkosten. Kortom, het zijn niet alleen maar inkomsten en uitgaven, maar transacties met veel haken en ogen die moeten kloppen én inzichtelijk moeten zijn voor de Belastingdienst.

7 kernuitdagingen in de boekhouding van je webshop

Als we het samenvatten zijn er 7 gebieden waar je als webshopeigenaar extra op moet letten:

1. Btw-berekening en de OSS-regeling
   Het innen en afdragen van btw is een belangrijk onderdeel van je boekhouding als je een webshop hebt. Klanten betalen btw over hun aankoop en jij bent als ondernemer verantwoordelijk voor het correct berekenen, aangeven en afdragen van die btw aan de Belastingdienst. Meestal doe je btw-aangifte per kwartaal, tenzij je een andere aangiftefrequentie hebt. Verkoop je binnen Nederland? Dan is het simpel: je rekent Nederlandse btw en draagt die via je reguliere btw-aangifte af. Verkoop je aan particulieren in andere EU-landen? Dan gelden er andere regels. Sinds 1 juli 2021 geldt binnen de EU een gezamenlijke drempel van € 10.000 per jaar voor al je grensoverschrijdende B2C-verkopen. Wanneer je onder dit bedrag blijft, mag je gewoon Nederlandse btw blijven rekenen en afdragen in Nederland. Maar ga je over die € 10.000 heen, dan moet je het btw-tarief toepassen van het land waar je klant woont. Gelukkig hoef je je niet in elk EU-land apart te registreren. Via de Europese One Stop Shop (OSS)-regeling kun je alle buitenlandse btw gewoon in één keer aangeven in Nederland. De Belastingdienst zorgt vervolgens voor de verdeling naar de juiste landen. Het is dus belangrijk dat je goed bijhoudt hoeveel je in elk EU-land verkoopt. Zo voorkom je dat je te laat schakelt of met terugwerkende kracht btw moet corrigeren.
   
   
2. Payment serviceproviders (PSP’s)
   Betaalproviders zoals Mollie of Adyen halen hun verwerkingskosten van de betaling af voordat ze de inkomsten storten. Daardoor ontvang je niet altijd de bruto-omzet, maar een netto-bedrag. Je moet in je boekhouding vervolgens de bruto-verkopen boeken en de kosten van de PSP (bijvoorbeeld transactiekosten) apart verwerken. Daarnaast herkent je administratie vaak niet welke betaling bij welke rekening hoort omdat alle bestellingen van een dag of week op één hoop worden gegooid door de betaalprovider. Dit kun je oplossen door te gaan ‘afletteren’.
   
   
3. Meerdere valuta en buitenlandse betalingen
   Verkopen aan klanten in andere landen betekent dat je te maken krijgt met andere valuta en wisselkoersen. Als die verkochte bedragen in euro’s op je rekening komen en deze niet matchen met de factuur, moet je uitzoeken welke wisselkoers je webshopplatform heeft gebruikt om die omzet kloppend te boeken. Daarnaast ontvang je misschien facturen van buitenlandse bedrijven zoals groothandels of Facebook, Google, etc. of verkoop je op buitenlandse platform als Amazon. In veel gevallen moet je dan een buitenlands btw-nummer en/of EORI-nummer (wanneer je buitenlandse goederen importeert) aanvragen.
   
   
4. Retouren en crediteren
   Wanneer klanten producten terugsturen, verwerk je dit met een creditfactuur en corrigeer je de btw correct in je administratie. Zorg er daarbij voor dat je factuurnummers logisch en opeenvolgend blijven. Hoewel dit eenvoudig klinkt, kunnen er snel fouten ontstaan als je geen systeem gebruikt dat retouren en crediteringen automatisch herkent en verwerkt.
   
   
5. Voorraadbeheer en verschillende verkoopkanalen
   E-commerceplatformen, zoals Shopify en WooCommerce, bieden de mogelijkheid om je voorraad bij te houden in hun software. Maar verkoop je daarnaast ook op andere kanalen, zoals Bol.com of Amazon, dan moet je je voorraad centraal zien te beheren omdat platformen niet altijd automatisch inzicht geven in de voorraad op anderen kanalen.
   
   
6. Achteraf betalen
   Betaalt een klant achteraf, bijvoorbeeld via Klarna? Dan wordt de verkoop gewoon verwerkt op het moment dat de factuur wordt aangemaakt (of de bestelling wordt bevestigd, afhankelijk van je facturatieproces). Dat betekent dat de omzet direct wordt geboekt en de btw verschuldigd is op de factuurdatum, ook als het geld nog niet op je bankrekening staat. Met andere woorden: je draagt de btw af in het tijdvak waarin je factureert, niet in het tijdvak waarin de betaling binnenkomt. Dit kan gevolgen hebben voor je cashflow, omdat je de btw al af moet dragen voordat je het geld daadwerkelijk hebt ontvangen. Zorg er daarom voor dat je boekhoudsoftware goed omgaat met openstaande posten en betaalproviders.
   
   
7. Verzendkosten
   Verzendkosten zijn voor veel webshops een uitdaging: bied je gratis verzending aan of reken je kosten, en zo ja, hoeveel? Sommige e-commerceplatformen vereenvoudigen dit door te integreren met verzendsystemen, zodat zowel het innen van verzendkosten als het betalen van portokosten automatisch verloopt. Omdat wat je klanten betalen vaak niet gelijk is aan wat je zelf kwijt bent per zending, moet je boekhouding deze verschillen opvangen. Dat kan op twee manieren: alles boeken op één grootboekrekening voor zowel inkomsten als kosten, of werken met twee aparte rekeningen (één voor verzendinkomsten en één voor verzenduitgaven).

Hoe MoneyMonk de boekhouding van je webshop eenvoudiger maakt

De boekhoudsoftware van MoneyMonk kan je webshopboekhouding overzichtelijk maken, ook al is er nog geen directe koppeling met elk webshopplatform. Momenteel is er een koppeling met Plug & Pay en er wordt gewerkt aan een API waardoor in de toekomst ook koppelingen met andere platformen zoals WooCommerce mogelijk worden. Daarnaast heeft MoneyMonk andere krachtige tools om de boekhouding van je webshop overzichtelijk te krijgen.

Mollie-integratie
Koppel je Mollie-account aan MoneyMonk, zodat alle losse transacties automatisch worden geïmporteerd. Aan het einde van de gekozen periode doet Mollie één uitbetaling aan jou. MoneyMonk helpt je deze betalingen eenvoudig te koppelen aan omzet en kosten, inclusief de fees van Mollie. Omdat de uitbetaling van Mollie een samengevoegd bedrag is, is het belangrijk om vanuit je webshopplatform een overzicht van individuele verkopen te bewaren. Dit overzicht kun je koppelen aan de Mollie-uitbetaling en als onderbouwing bewaren voor de Belastingdienst (in verband met de bewaarplicht).

TIP Maak een ‘externe’ verkoopfactuur aan om de kosten van Mollie in je boekhouding te verwerken.

Automatische omzetverantwoording
Wanneer je inkomsten op een andere manier binnenkomen op je bankrekening, kun je deze in MoneyMonk boeken als Omzet. MoneyMonk rekent dan automatisch de btw voor je uit. Zo zie je elk moment hoeveel je hebt verdiend en hoeveel btw je moet afdragen.

Bij de Plug & Pay-koppeling worden orders bovendien automatisch geïmporteerd en gekoppeld aan de bijbehorende Mollie-betaling, wat veel handmatig werk bespaart.

Automatiseer repetitieve taken
MoneyMonk heeft een automatiseringsrobot (Momo) waarmee je regels maakt om bepaalde transacties automatisch te categoriseren, inkomsten automatisch koppelt aan omzetcategorieën en veel voorkomende boekingen laat afhandelen zonder dat je er telkens naar hoeft om te kijken.

Probeer MoneyMonk nu 30 dagen gratis