-
- Laatste update:
- Plaatsingsdatum:
- Update datum:
Zo houd je je cliëntdossier bij als zorg-zzp'er
In loondienst hoefde je er nauwelijks bij stil te staan. Je rapporteerde in het systeem van de instelling en de rest was geregeld: de beveiliging, de bewaartermijnen, de privacy. Stap je over naar het zelfstandig ondernemerschap, dan verdwijnt dat vangnet. Vanaf je eerste cliënt ben jij de dossierhouder.
Veel startende zorgverleners denken dat het bijhouden van je cliëntdossier vooral een kwestie is van netjes opschrijven wat je hebt gedaan. Dat is maar de helft. Waar het in de praktijk misgaat, zit zelden in de inhoud van je rapportage. Het zit in de vraag waar en hoe je die gegevens bewaart.
Nu ben jij de dossierhouder
Als zelfstandige in de zorg draag je de volledige verantwoordelijkheid voor het dossier van je cliënt. Je legt vast welke zorg je verleent, je bewaart die gegevens en je zorgt dat niemand erbij kan die er niets mee te maken heeft. Er is geen ICT-afdeling meer die over je schouder meekijkt.
Dat klinkt zwaarder dan het is, zolang je het vanaf het begin goed inricht. Het wordt pas een probleem als je maanden doorwerkt met losse aantekeningen en dan merkt dat je niet meer terugvindt wat je met een cliënt hebt afgesproken.
Wat je in het cliëntdossier vastlegt
Een goed dossier is meer dan een logboek. Je houdt er de rode draad van je zorg in bij, zodat een vervanger of een collega precies ziet waar een cliënt staat. In de kern leg je vast:
- je rapportages: wat je hebt gezien, gedaan en afgesproken tijdens elk contact
- het zorg- of begeleidingsplan met de doelen waar je samen aan werkt
- de voortgang op die doelen en de evaluaties die je onderweg doet
- afspraken met de cliënt, het netwerk en andere betrokken zorgverleners
Schrijf feitelijk en kort. Een aantekening als "ging goed vandaag" helpt niemand verder. Wat zag je, wat deed de cliënt, welke afspraak volgt eruit? Die concrete lijn maakt je dossier bruikbaar op het moment dat het telt.
De privacyregels
Gegevens over de gezondheid van je cliënt zijn bijzondere persoonsgegevens. De privacywet beschermt die extra streng, en als dossierhouder ben jij degene die dat waarmaakt. Concreet betekent het dat je de gegevens goed beveiligt, dat alleen jij en wie het echt nodig heeft erbij kunnen en dat je je aan de wettelijke bewaartermijn houdt.
Daar hoort ook geheimhouding bij. Je deelt zorginformatie niet zomaar, alleen met toestemming van de cliënt of als de wet je daartoe verplicht. Een datalek, bijvoorbeeld een gestolen laptop met dossiers erop, moet je bovendien kunnen melden. Dat lukt alleen als je weet waar je gegevens staan.
“Vanaf je eerste cliënt ben jij de dossierhouder.”
Alles op één plek
De meeste zelfstandigen beginnen met een Word-document per cliënt en een mailbox vol bijlagen. Begrijpelijk, want het is gratis en je kent het al. Toch loop je er sneller op vast dan je denkt. Losse bestanden raak je kwijt, je weet niet meer welke versie de laatste is en een mailbox voldoet niet aan de beveiligingseisen voor zorggegevens.
Een online cliëntendossier lost dat op. Zo'n systeem is speciaal gebouwd voor de langdurige zorg. Alles staat op één plek, de gegevens zijn versleuteld opgeslagen in Nederlandse datacentra en het voldoet aan de NEN 7510, de norm voor informatiebeveiliging in de zorg. Je rapporteert vanaf je telefoon en je hoeft niet meer na te denken over back-ups of versiebeheer.
Wat regel je nog meer goed als zorg-zzp'er?
Je cliëntdossier op orde hebben is één stap. Er komt meer bij kijken om als zelfstandige stevig te staan. Denk aan de juiste verzekeringen, waaronder een beroepsaansprakelijkheidsverzekering die je afdekt als er in de zorg iets misgaat. En dan is er nog de kant die je uit loondienst niet gewend bent: zelf aan werk komen. Hoe je als zelfstandige in de zorg opdrachten binnenhaalt, is een vak apart.
Regel je administratie en je vindbaarheid vanaf dag één goed, dan houd je je hoofd vrij voor waar het echt om draait: de zorg voor je cliënt.
