• Laatste update:
  • Plaatsingsdatum:
  • Update datum:

UBL facturen: wat je moet weten als zzp'er

UBL facturen, misschien heb je er al eens van gehoord. Maar ook als dat niet zo is kun je toch beter even doorlezen, want als zzp’er vroeg of laat hoe dan ook mee te maken. UBL (Universal Business Language) is het standaard formaat voor elektronisch factureren. Veel grote bedrijven accepteren alleen nog UBL facturen van hun opdrachtnemers en ook de Nederlandse overheid stelt dit sinds april 2019 verplicht. In deze blog leg ik je uit wat je als zzp’er over UBL facturen moet weten en hoe je met dit formaat werkt.

Wat is een UBL factuur?

Vroeger, toen ging alles anders. Facturen tikte je op een typemachine om ze in een envelop te steken en op de post te doen. Dat was veel werk en kostte veel tijd. De komst van de pc en iets later e-mail maakte het proces van factureren niet alleen duurzamer (geen papier!), maar ook een stuk sneller. Meer en meer ondernemers zijn hun facturen dan ook per e-mail gaan versturen in het PDF formaat.

Aan het gebruik van PDF kleeft echter een belangrijk nadeel: je kunt de informatie uit de factuur (de factuurdata) niet makkelijk inlezen. In plaats daarvan moet de klant deze handmatig invoeren in zijn boekhouding. Dit is natuurlijk niet efficiënt! De factuur is immers al digitaal, dus waarom kun je die niet gelijk in je boekhoudsysteem invoeren? Om dit mogelijk te maken is het UBL formaat ontwikkeld.

UBL is de wereldwijde, op XML gebaseerde standaard voor e-facturatie. Boekhoudpakketten kunnen de UBL data lezen en automatisch inboeken, waardoor je sneller betaald krijgt.

Omdat elke UBL factuur direct wordt geboekt in je administratie, beschik je altijd over actuele cijfers.

Martijn Pennekamp

Voordelen UBL factureren als zzp’er

UBL opnemen in je zzp administratie brengt vele voordelen met zich mee. Naast dat de opdrachtgever je factuur direct in zijn administratie krijgt, vermijd je handmatig overnemen van data. Zo verminder je het risico op menselijke fouten. Alles wordt automatisch en foutloos verwerkt in je boekhouding. En omdat elke UBL factuur direct wordt geboekt in je administratie, beschik je altijd over actuele cijfers. Het gebruik van UBL facturen biedt ook de nodige veiligheidsgaranties. Facturen worden automatisch gecontroleerd op KvK-nummer, btw-nummer en IBAN. Zo worden spookfacturen eenvoudig onderschept en voorkom je kosten door nep facturen.

Jouw UBL factuur maken

Hoe maak je nu zo’n UBL factuur? Dat is gelukkig niet moeilijk. Online zijn er verschillende softwarepakketten waarmee je makkelijk UBL facturen kunt maken en verzenden. De klant zal de UBL factuur als XML bestand te zien krijgen. De ontvanger kan dit bestand naar zijn eigen boekhoudsoftware slepen of deze doorsturen naar een eigen inkoop e-mailadres van de software. Om met UBL te kunnen werken, zul je dus wel moeten overstappen naar een geschikt boekhoudprogramma. De investering in een dergelijk pakket is echter niet hoog.

Zeker als je voor veel verschillende klanten werkt en maandelijks een groot aantal facturen verstuurt, heb je die investering snel terugverdiend. Nog niet elk boekhoudprogramma biedt UBL aan, let hier dus op als je een keuze maakt. Als je klanten hebt die nog geen UBL gebruiken, kun je er trouwens voor kiezen zowel een PDF- als XML-bestand bij te voegen. Dan weet elk van je klanten er raad mee.

Meer weten over elektronisch factureren? Lees ook eens dit artikel.

Blogs

Boekhoud pakketten vergelijken?

Boekhoud pakketten vergelijken?

Ben jij op zoek naar een geschikt online boekhoud programma om jouw administratie (deels) zelf te doen? We hebben voor jou een aantal gangbare aanbieders op een rijtje gezet.

Terug naar overzicht
Martijn Pennekamp

Martijn Pennekamp

Martijn Pennekamp is de oprichter van het startersplatform ikwordzzper.nl en het ledenplatform Het Ondernemerscollectief. Volg hem via Twitter via @ikwordzzper of word fan van zijn Facebook pagina.

Writers block bestrijden als freelance schrijver

Zo kun je zelf je Google Ads campagnes verbeteren

Waarom de opkomst van de zzp-leraar een positieve ontwikkeling is

Vijf zaken waar je op moet letten bij de btw-aangifte over het vierde kwartaal

Geen belasting tot een winst van € 30.439,- in 2021 als zzp'er

Goedkopere energie voor zzp’ers met deze tips

Aansprakelijkheidsverzekering voor zzp'ers, wanneer is dat slim?

Acquisitie als zzp'er! Moeilijk of juist niet?

Unieke combinatie pensioen en arbeidsongeschiktheidsverzekering populair bij zzp-ers!

Waarom ik mijn pensioen opbouw bij BrightPensioen

Wat zijn de fiscale aftrekposten als zzp'er?

Boekhouden: zelf doen of uitbesteden als zzp-er?

Geen inkomstenbelasting als zzp'er in 2019 tot een winst van € 28.047

Tijd en geld te kort om werk te maken van sociale media? Met Bonc ben je 'tjoep, tjoep: klaar!'

Hoeveel geld kan ik lenen als zzp’er?

Thuiswerken en je energiekosten: de voordelen en regels

Gratis uren- en kilometerregistratie in excel 2021

Overheid mag zzp'ers gerust vragen om tegenprestatie

Wat is het verschil tussen Broodfonds, SharePeople, Ziektefonds, Voorzieningenfonds, Ziektevangnet en SamSamkring?

Zo bespaar je € 750,- op je internetkosten als zzp'er

Weet wat je netto mag besteden als zzp'er

Maar € 872 betalen voor jouw fiets van € 2000 als zzp’er!

Het urencriterium van 1225 uur: wat telt wel en niet mee?

Opinie: Misbruik maken van Tozo? Wat mij betreft boete €10.000,-

Geen belasting tot een winst van € 29.185 in 2020 als zzp'er

Bedrijfsmiddelen, aftrekposten en belastingvoordeel in 2020

Webinars geven als zzp’er? Een goed idee, zeker in coronatijd

Zo zorg je ervoor dat je online wordt gevonden als zzp’er

Waarom ik heb gekozen voor SharePeople

Mijn ervaring met Deck Verzekeringen

Privé of zakelijk geld lenen als zzp’er: dit zijn je mogelijkheden

Bespaar niet op een boekhoudprogramma en zakelijke rekening

Deze 7 tools zijn heel handig om thuis mee te werken als zzp'er

Zo maak je van een coronaprobleem een coronakans als zzp'er

Waarom de verplichte AOV voor zzp'ers een heel slecht idee is

Ik wil een website (laten) maken, hoeveel budget heb ik nodig?

Tips om een passend thema te kiezen voor je WordPress website

Bespaar tot € 200,- op je zorgverzekering bij VGZ als ondernemer

Wat zijn de mogelijkheden als mijn ideale domeinnaam bezet is?

zzp'er voor hun pensioen geraakt door komende belastingwijzigingen!

De nieuwe Kleine Ondernemersregeling (KOR) dit moet je weten!

Tips voor snellere wifi op kantoor

Eenvoudig jouw online omzet verhogen als zzp'er

Veilig op openbare wifi werken als zzp'er

Tips om jouw online omzet te verhogen als zzp'er

Wie helpt samen met ons (startende) zzp'ers op weg?

Ben jij ook ondernemer voor de inkomstenbelasting?

Hoe een klein ongelukje een zzp’er €10.000,- kostte

Deliveroo legt bom onder schijnzelfstandigheid zzp'er

9 tips voor effectief en succesvol netwerken

5 modellen die je in 2018 als youngtimer kunt rijden

Geen auteursrecht: rechtmatig stockfoto’s gebruiken kan!

11 tips voor een betaalbare arbeidsongeschiktheidsverzekering (AOV)

Zakelijk etentje? Uit eten als zzp’er goedkoper geworden!

Hoe mijn vakantie gered werd...

Moet je als zzp'er meerdere opdrachtgevers hebben voor de Belastingdienst?

Zakelijk rijden: zzp'er durf te vragen!

Als zzp’er na één jaar een hypotheek met NHG

Zuinig rijden: (on-) zinnig?

Zorgen de zzp modelovereenkomsten voor chaos vanaf 1 mei 2016?

Tom de Ridder is dure grap voor de zzp’er

Zzp pensioen sigaar uit eigen doos?!

Hero en Dirk, reddende engelen van de zzp’ers

Waarom je nooit een 1-pagina site moet willen hebben

Hoeveel pensioen mag je opbouwen als zzp'er?

5 tips om beter bereikbaar te zijn als zzp'er

Misverstanden over de Verklaring Arbeidsrelatie (VAR)

Freelancen of zzp'en anno 2015: 10 praktische tips

Zzp’ers onder armoedegrens? Ja d'uh!

Altijd en overal kunnen werken als zzp'er

Zzp’ers in de zorg zijn zo zielig niet

10 tips voor een goed ondernemingsplan

ZZP Pensioenfonds is een wassen neus

Zzp-ers verdienen een feestje

Weg met die arbeidsongeschiktheidsverzekering zzp’ers!

Online marketing | Zien en gezien worden als zzp'er

De eerste 3 stappen

Kosten opleiding aftrekbaar als zzp'er!