Omdat elke UBL factuur direct wordt geboekt in je administratie, beschik je altijd over actuele cijfers.
Martijn Pennekamp
UBL facturen, misschien heb je er al eens van gehoord. Maar ook als dat niet zo is kun je toch beter even doorlezen, want als zzp’er vroeg of laat hoe dan ook mee te maken. UBL (Universal Business Language) is het standaard formaat voor elektronisch factureren. Veel grote bedrijven accepteren alleen nog UBL facturen van hun opdrachtnemers en ook de Nederlandse overheid stelt dit sinds april 2019 verplicht. In deze blog leg ik je uit wat je als zzp’er over UBL facturen moet weten en hoe je met dit formaat werkt.
Wat is een UBL factuur?
Vroeger, toen ging alles anders. Facturen tikte je op een typemachine om ze in een envelop te steken en op de post te doen. Dat was veel werk en kostte veel tijd. De komst van de pc en iets later e-mail maakte het proces van factureren niet alleen duurzamer (geen papier!), maar ook een stuk sneller. Meer en meer ondernemers zijn hun facturen dan ook per e-mail gaan versturen in het PDF formaat.
Aan het gebruik van PDF kleeft echter een belangrijk nadeel: je kunt de informatie uit de factuur (de factuurdata) niet makkelijk inlezen. In plaats daarvan moet de klant deze handmatig invoeren in zijn boekhouding. Dit is natuurlijk niet efficiënt! De factuur is immers al digitaal, dus waarom kun je die niet gelijk in je boekhoudsysteem invoeren? Om dit mogelijk te maken is het UBL formaat ontwikkeld.
UBL is de wereldwijde, op XML gebaseerde standaard voor e-facturatie. Boekhoudpakketten kunnen de UBL data lezen en automatisch inboeken, waardoor je sneller betaald krijgt.
Voordelen UBL factureren als zzp’er
UBL opnemen in je zzp administratie brengt vele voordelen met zich mee. Naast dat de opdrachtgever je factuur direct in zijn administratie krijgt, vermijd je handmatig overnemen van data. Zo verminder je het risico op menselijke fouten. Alles wordt automatisch en foutloos verwerkt in je boekhouding. En omdat elke UBL factuur direct wordt geboekt in je administratie, beschik je altijd over actuele cijfers. Het gebruik van UBL facturen biedt ook de nodige veiligheidsgaranties. Facturen worden automatisch gecontroleerd op KvK-nummer, btw-nummer en IBAN. Zo worden spookfacturen eenvoudig onderschept en voorkom je kosten door nep facturen.
Jouw UBL factuur maken
Hoe maak je nu zo’n UBL factuur? Dat is gelukkig niet moeilijk. Online zijn er verschillende softwarepakketten waarmee je makkelijk UBL facturen kunt maken en verzenden. De klant zal de UBL factuur als XML bestand te zien krijgen. De ontvanger kan dit bestand naar zijn eigen boekhoudsoftware slepen of deze doorsturen naar een eigen inkoop e-mailadres van de software. Om met UBL te kunnen werken, zul je dus wel moeten overstappen naar een geschikt boekhoudprogramma. De investering in een dergelijk pakket is echter niet hoog.
Zeker als je voor veel verschillende klanten werkt en maandelijks een groot aantal facturen verstuurt, heb je die investering snel terugverdiend. Nog niet elk boekhoudprogramma biedt UBL aan, let hier dus op als je een keuze maakt. Als je klanten hebt die nog geen UBL gebruiken, kun je er trouwens voor kiezen zowel een PDF- als XML-bestand bij te voegen. Dan weet elk van je klanten er raad mee.
Meer weten over elektronisch factureren? Lees ook eens dit artikel.
