Waarom het koppelen van je zakelijke rekening aan je boekhoudpakket loont

Als zzp’er wil je vooral bezig zijn met je vak. Administratie hoort erbij, maar kost je vaak meer tijd dan je zou willen. Zeker wanneer je handmatig bankafschriften moet downloaden en bedragen moet overtypen in je boekhouding. Een zakelijke rekening helpt om privé en zakelijk gescheiden te houden, maar pas echt efficiënt wordt het wanneer je die rekening koppelt aan je boekhoudpakket. Met zo’n koppeling worden je banktransacties automatisch ingelezen in je boekhouding. Dat scheelt, tijd, voorkomt fouten en geeft je continu inzicht in je financiën. Ben je nu nog veel tijd kwijt aan het verwerken van losse bij- en afschrijvingen? Dan is het de moeite waard om verder te lezen.

Wat is precies een bank- of boekhoudkoppeling?

Je bent natuurlijk helemaal vrij in waar jij je zakelijke rekening opent en welk boekhoudpakket je gebruikt, maar als we één tip mogen geven: kies een rekening met een boekhoudkoppeling en vice versa.  Een bank- of boekhoudkoppeling is een automatische verbinding tussen je zakelijke bankrekening en je boekhoudsoftware. Via beveiligde systemen die vaak gebaseerd zijn op regelgeving zoals de Europese wet Payment Service Directive 2 (PSD2), worden mutaties (afschrijvingen, bijschrijvingen) opgehaald en weergegeven in je administratie.

Dat betekent dat zodra er een betaling binnenkomt of uitgaat, de transactie vanzelf in je boekhouding verschijnt, zonder dat je zelf iets hoeft te doen. Jij hoeft deze alleen nog te controleren en te verwerken. Veel boekhoudpakketten gaan zelfs een stap verder door facturen of bonnetjes te herkennen en een boekingsvoorstel te doen. Dat geeft je continu overzicht en laat je in één oogopslag zien welke facturen al betaald zijn en welke nog openstaan (en dus een herinnering moeten krijgen of nog betaald moeten worden).

De voordelen van een koppeling tussen een zakelijke rekening en een boekhoudpakket

De belangrijkste voordelen van een zakelijke rekening met koppeling aan je boekhouding op een rijtje:

• Tijdswinst: je hoeft bankmutaties niet meer handmatig in te voeren. Dat scheelt veel werk, vooral als je geregeld geld ontvangt en uitgeeft.
• Minder fouten: automatische import vermindert menselijke fouten bij invoer. Zo blijft je administratie betrouwbaarder.
• Altijd actueel overzicht: je saldi, uitgaven en inkomsten zijn realtime of dagelijks up-to-date. Ideaal voor btw-aangifte, belastingaangifte en financieel inzicht.
• Gemak bij belasting en rapportages: zodra je administratie netjes bijgehouden is, wordt het eenvoudiger om bijvoorbeeld btw- of inkomstenbelasting voor te bereiden. En je weet precies hoeveel btw je moet betalen bij de volgende aangifte en dus apart moet houden.
• Duidelijke scheiding tussen privé en zakelijk: doordat je een aparte zakelijke rekening gebruikt en deze koppelt, loop je niet het risico privétransacties per ongeluk mee te nemen in je boekhouding.

Hoe werkt het en wat moet je doen?

Of jouw bankrekening makkelijk te koppelen is met je boekhoudpakket hangt van de afspraken af die de bank en de softwareontwikkelaar met elkaar hebben gemaakt. Als de mogelijkheid er is, verloopt het ongeveer zo:

1. Je opent, als je dat nog niet gedaan hebt, een zakelijke rekening.
2. In je online boekhoudpakket kies je voor ‘Bankkoppeling’, ‘Koppelingen’, o.i.d..
3. Je autoriseert de koppeling. Meestal geef je via jouw bankieren app toestemming dat de bank je transacties deelt met het boekhoudsysteem.
4. Vanaf dan worden mutaties automatisch opgehaald en zichtbaar in je administratie. Soms dagelijks, soms realtime.
5. Je controleert de voorgestelde boekingen, keurt ze goed en klaar ben je! De koppeling doet het meeste werk voor je, jij vult hier en daar aan.

Belangrijk is om te kiezen voor een bank en boekhoudpakket die elkaar ondersteunen. Meestal verschaft jouw boekhoudpakket een eigen handleiding voor het koppelen van de twee systemen.

Waar moet je op letten bij het koppelen?

Hoewel koppelen veel voordeel biedt, zijn er een paar aandachtspunten:

• Kosten: afhankelijk van bank en pakket betaal je soms een (maand)tarief voor de koppeling. Controleer dit altijd even.
• Privacy en toestemming geven: je geeft toestemming dat je banktransacties gedeeld worden met je boekhoudsoftware. Let op welke data wordt gedeeld, wie er toegang heeft, en hoe veilig de koppeling is. Veel koppelingen werken via PSD2, wat veiligheid biedt.
• Juiste inrichting: zorg dat je zakelijke rekening correct wordt gekoppeld en dat privé en zakelijke rekeningen gescheiden blijven.
• Onderhoud en beheer: soms moet de koppeling eens in de zoveel tijd opnieuw geautoriseerd worden of moet je oude koppelingen handmatig ontkoppelen bij overstap.

Waarom kan Knab een slimme keuze zijn?

Het staat vaak in de kleine lettertjes, maar (zoals we hierboven ook al schreven) veel banken rekenen extra kosten voor een boekhoudkoppeling. Een bank die hier heel transparant over is, is Knab. Koppel je je zakelijke rekening aan een extern boekhoudpakket, dan betaal je bij Knab € 1,50 per maand per pakket (incl. btw). Maar kies je voor het Knab Boekhoudpakket, dan is die koppeling inbegrepen. Voor € 21 per maand en de eerste 12 maanden slechts € 14 per maand (incl. de kosten van een zakelijke rekening) krijg je toegang tot alle functies van het boekhoudpakket en worden je banktransacties automatisch ingeladen. Zo blijft je boekhouding continu up-to-date, zonder dat je handmatig gegevens hoeft over te nemen.

Ben je al klant bij Knab, dan is het koppelen van je zakelijke rekening aan je boekhouding zo geregeld. Een paar stappen volstaan en daarna profiteer je direct van automatische import van je bankmutaties. Dat scheelt tijd en verkleint de kans op fouten. Zeker het overwegen waard als je je boekhouding graag overzichtelijk en actueel houdt.