Aan welke eisen moet een factuur voldoen?

Een factuur is pas rechtsgeldig als hij voldoet aan een aantal eisen die door de Belastingdienst zijn opgesteld. Als jouw factuur niet aan deze vereisten voldoet, is hij niet rechtsgeldig en kan de ontvanger bijvoorbeeld geen gebruik maken van de btw-aftrek. Dat geldt trouwens ook voor jezelf.

Controleer jouw facturen op onderstaande criteria

De facturen die jij verstuurt als zzp'er moeten in elk geval de volgende gegevens bevatten:

• jouw omzetbelastingnummer (btw-nummer);
• jouw kvk-nummer;
• het factuurnummer: facturen moeten doorlopend zijn genummerd;
• de factuurdatum;
• jouw naam en adres;
• de naam en het adres van jouw afnemer;
• de datum van de levering of de dienst;
• de hoeveelheid en soort geleverde goederen;
• de omvang en de soort geleverde diensten;
• per omzetbelastingtarief:
  de eenheidsprijs exclusief omzetbelasting;
  eventuele kortingen als die niet in de eenheidsprijs zijn opgenomen;
  het toegepaste btw-tarief;
  de vergoeding;
• bij vooruitbetaling: de datum van betaling, als die afwijkt van de factuurdatum;
• het btw-bedrag (de omzetbelasting).

Iedereen binnen Europa betaalt op dezelfde manier, namelijk via IBAN.

Facturen digitaal versturen

Elektronisch verstuurde facturen hebben dezelfde status als facturen die per post verstuurd zijn. Overstappen op digitaal factureren kan jou een aanzienlijke besparing in tijd en geld opleveren. Met een handige tool zoals Snelstart, hoeft dat niet veel tijd te kosten.

Snelstart is gekoppeld aan je zakelijke rekening en ziet dus automatisch welke transacties je doet. Je kunt jouw facturen maken en versturen terwijl je onderweg bent: je kunt facturen maken vanuit de app of je computer. Snelstart kun je 30 dagen gratis en vrijblijvend uitproberen

Op zoek naar hulp in jouw regio?

Onze aangesloten specialisten staan klaar om jou te helpen met jouw vragen als (startende) ondernemer. Wil je advies of meer informatie? Zoek hulp in jouw regio!

Hulp in de regio

Verstuur je factuur als PDF

Hoewel je de factuur per e-mail kan versturen in de vorm van een pdf-, Excel- of Worddocument, heeft het de voorkeur om jouw factuur als pdf te versturen. Dit omdat de ontvanger er dan niets meer aan kan veranderen. Theoretisch zou de ontvanger de data van een Excel- of Worddocument kunnen aanpassen, waarna er dus discussie kan ontstaan over de inhoud van de factuur.

Administratie

Ook voor je eigen administratie is het niet nodig facturen te printen en fysiek te bewaren. Een elektronisch systeem volstaat. De enige eis die de fiscus stelt, is dat de factuurgegevens bij controle binnen redelijke termijn ter beschikking gesteld kunnen worden aan de inspecteur.

Van elke factuur die je verstuurt, moet je wel een kopie bewaren in jouw administratie. De eisen aan elektronische facturen zijn hetzelfde als die voor papieren facturen. Let op: als je een verkeerde factuur uitschrijft, kun je een boete krijgen van maximaal € 4.920,-.

Meer weten over factureren? Download dat meteen het gratis whitepaper onder dit artikel.

TIP Lees ook het artikel Digitaal factureren als zzp'er.