gasten online
Registreer en profiteer!
Ik wil starten
Stappenplan

Kilometerregistratie voor zzp’ers: de belangrijkste ins & outs

1 mei 2018

Rij jij privé in een auto van de zaak? Kilometerregistratie kan jou als zzp’er voordeel opleveren bij de Belastingdienst. Wanneer je minder dan vijfhonderd privékilometers per jaar in de auto rijdt, hoef je namelijk geen bijtelling te betalen. Dit moet je wel kunnen aantonen bij de Belastingdienst met een sluitende en overzichtelijke kilometerregistratie.

Kortom, als zzp'er is een goede rittenadministratie erg belangrijk. Maar hoe doe je dit? En wat zijn de voor- en nadelen van de verschillende manieren om ritten bij te houden? Wij zetten hieronder de belangrijkste zaken voor je op een rij.

Wat is kilometerregistratie voor zzp'ers?

Rittenregistratie is kort gezegd het bijhouden van de gereden kilometers. Wel zitten er een paar eisen aan een correcte kilometerregistratie. Van elke rit moet je de volgende informatie noteren:

  • De datum

  • Plaats van vertrek en bestemming

  • De route

  • Begin- en eind kilometerstand

  • Het type rit (privé of zakelijk)

  • Eventuele omrijkilometers

Als je ritregistratie niet op orde is, kan je een hoge boete van de Belastingdienst verwachten. Maar maak je geen zorgen, na het lezen van deze blog weet jij precies wat voor jou de beste manier is om je kilometers bij te houden.

Welke manieren zijn er om kilometers te registreren?

Om te beginnen met kilometerregistratie kun je kiezen om dat handmatig te doen in Excel of geautomatiseerd met software. Sommige rittenregistratie programma's bieden ook de mogelijkheid om je ritten te registreren met behulp van GPS. Beide opties hebben voor- en nadelen, hieronder lees je meer over de voor- en nadelen.

Voordelen van kilometerregistratie in Excel

Het grote voordeel van Excel is dat het gratis is en voor iedereen beschikbaar. Excel is onderdeel van het Office-pakket, wat op bijna elke desktop geïnstalleerd is. Als je geen Excel hebt, kun je ook gebruik maken van Google Spreadsheets. Op internet is er een groot aanbod van gratis ritregistratie sjablonen te vinden, zodat je direct kunt beginnen.

Nadelen van kilometerregistratie in Excel

Aan het gebruik van Excel voor je ritregistratie, zijn een aantal nadelen verbonden. De kans dat je een foutje maakt in Excel is een stuk groter dan bijvoorbeeld kilometerregistratie software of -app. Daarnaast zal je in Excel altijd meer tijdrovend handmatig werk hebben dan met software. Een ander nadeel van Excel is dat je registratie op een desktop staat en niet in de cloud. Daardoor is het risico aanwezig dat je gegevens van je registratie kwijtraakt wanneer je het niet goed opslaat, of wanneer je computer crasht.

Wanneer kilometerregistratie in Excel of software als zzp’er?

Indien je een beperkt aantal ritten in een auto van de zaak rijdt, is het mogelijk om je kilometers te registreren in Excel. Zodra je meer kilometers gaat rijden of meer verschillende korte ritten met verschillende bestemmingen en je rittenadministratie complexer wordt, is het handig om de keuze te maken voor kilometerregistratie software. De invoer van gegevens gaat je dan namelijk steeds meer tijd kosten en je vergeet sneller ritten te registreren. Dan is het makkelijker en beter om dit te automatiseren.

Zoals eerder verteld is er ook specifieke software om je kilometers te registreren. Daarin bestaan twee verschillende systemen. Een aantal softwarepakketten zijn uitgerust met een blackbox. Een blackbox is een kastje die je in de auto installeert. Vervolgens geeft dit kastje op basis van GPS elke gereden kilometer door aan jouw rittenregistratie programma waarin de gegevens worden verwerkt.

Daarnaast zijn er softwarepakketten die het GPS signaal van je mobiele telefoon gebruiken om de kilometers te registreren. Dit werkt in feite hetzelfde als een blackbox, maar dan met je eigen telefoon. Wat de voor- en nadelen van rittenregistratie software zijn, lees je hieronder.

Voordelen van kilometerregistratie software

Door je kilometers te registreren in daarvoor ontworpen software, verklein je de kans op het maken van fouten. Dit komt omdat veel software is geautomatiseerd en jij alleen nog maar een aantal gegevens hoeft in te voeren. Het programma kan verschillende gegevens zelf noteren, denk hierbij aan plaats van vertrek, plaats van aankomst en gereden afstand.

Wil je gebruik maken van deze automatische kilometerregistratie? Dan kun je ervoor kiezen om een blackbox in je auto te plaatsen of gebruik te maken van je smartphone. Beide registreren jouw ritten met behulp van GPS en versturen ze naar jouw ritregistratie programma. Elke gereden kilometer, met daarbij plaats, datum en tijd, wordt nauwkeurig geregistreerd. Daardoor zal jouw rittenadministratie altijd op orde zijn. Bovendien geeft het programma je veel inzicht in je rijgedrag aan de hand van rapportages.

Maar wat is dan handiger een blackbox of toch gewoon je smartphone? Voordeel van een rittenregistratie app op je mobiel is dat het een kwestie van installeren en klaar is. Je hoeft niet te wachten totdat de blackbox is geleverd maar kunt meteen van start met je kilometerregistratie. Daarnaast betaal je voor een blackbox vaak nog een borgsom en als je gebruik maakt van je mobiel natuurlijk niet. Aan de andere kant zou je je mobiel kunnen vergeten mee te nemen in de auto waardoor je ritten mist. De blackbox daarentegen blijft altijd in je auto zitten.

Als je kilometers wilt bijhouden met je mobiel via een app, zou je ook nog kunnen kijken of je huidige software voor boekhouding, CRM of urenregistratie een dergelijke functie heeft. Er zijn namelijk verschillende boekhoud-, urenregistratie- en CRM pakketten die een rittenregistratie functie hebben. Zo heb je dus meteen alles in één pakket of app.

Nadelen van kilometerregistratie software

Het nadeel van kilometerregistratie software is dat het niet gratis is. De meeste software komt in een abonnementsvorm, waarbij er maandelijks betaald wordt. Er is ook software met een eenmalige betaling. Je moet er dus wat voor over hebben, maar door te investeren in software bespaar je veel tijd. Dit kan jou uiteindelijk winst opleveren, doordat je deze tijd kunt besteden aan jouw onderneming.

Wanneer kies je voor kilometerregistratie met software als zzp’er?

Mocht je veel in een auto van de zaak rijden en weinig tijd hebben om je kilometers bij te houden, dan is software of een app de juiste keuze. De tijd die je bespaart voor invoer van de ritgegevens kun je zo mooi omzetten in extra facturabele uren voor je klanten. Daarnaast heb je met software altijd een up-to-date overzicht voor de Belastingdienst paraat.

Software of Excel, wat is de beste keuze voor de zzp’er?

De keuze tussen het gebruik van een Excel template of software voor je kilometerregistratie, is afhankelijk van jouw situatie. Rijd je niet veel kilometers en heb je weinig budget, maar wel veel tijd om handmatig je ritten bij te houden, dan is Excel een optie.

Mocht je veel kilometers maken en liever je tijd aan andere dingen besteden, dan is het handig om voor software te kiezen. Ook wanneer je er zeker van wilt zijn dat jouw kilometerregistratie voldoet aan de eisen van de Belastingdienst en altijd veilig opgeslagen staat in de cloud, is software de beste manier.

Terug naar overzicht

Arjan Nieuwbeerta

Arjan Nieuwbeerta is Marketing Lead bij Appwiki. Appwiki is dé advieswebsite waar je als bedrijf en ondernemer de juiste bedrijfssoftware vindt en selecteert. Denk aan software op het gebied van boekhouding, urenregistratie, CRM, webshop en kassa. Door onze expertise met je te delen ontdek je de software die het beste bij je past. Dit helpt je tijd besparen en slimmer (online) te ondernemen.

 

Meer blogs van Arjan Nieuwbeerta

27 februari 2018

Tips voor je verkoopproces: de weg van offerte maken tot verkoop

23 januari 2018

Hoe ga je om met niet-betalende klanten?

Toon alles...

Heb je vragen over dit onderwerp of wil je advies?

   

x

Bedankt voor je interesse in deze download. Wij hebben deze download beschikbaar gesteld via zzpmodelovereenkomsten.nl, je kunt jezelf daar gratis aanmelden, online het model invullen, online ondertekenen en bewaren. Klik hier om jezelf gratis aan te melden.
Volg deze link om het door jouw opgevraagde item in te kunnen zien.

Om een bestand te kunnen downloaden of in te kunnen zien, moet je ingelogd zijn. Login of registreer jezelf gratis!
Log in om de download te openen.
Vul onderstaand jouw mailadres in en ga akkoord met de voorwaarden om jouw download te kunnen openen.
LiveZilla Live Chat Software