Zakelijke rekening openen als zzp’er: verplicht of verstandig?

Start je als zzp’er? Dan komt al snel de vraag: moet je een zakelijke rekening openen of kun je gewoon je privérekening gebruiken?

Heb je een eenmanszaak, dan is een zakelijke rekening meestal niet wettelijk verplicht. Toch is het in veel gevallen verstandig om er vanaf de start één te openen. Je houdt privé en zakelijk geld gescheiden, maakt je boekhouding eenvoudiger en krijgt sneller inzicht in je inkomsten en uitgaven.

Is een zakelijke rekening verplicht als zzp’er?

Nee. Heb je een eenmanszaak en werk je als zzp’er, dan verplicht de Belastingdienst je niet om een zakelijke rekening te hebben. Maar let op: veel banken staan volgens hun voorwaarden niet toe dat je een privérekening zakelijk gebruikt. Controleer daarom altijd de voorwaarden van jouw bank.

Bij andere rechtsvormen ligt dat anders. Voor bijvoorbeeld een bv, nv, stichting of vereniging heb je in de praktijk een rekening op naam van de rechtspersoon nodig.

Wanneer kun je het beste een zakelijke rekening openen?

Het handigste moment is meestal zodra je start met ondernemen. Vanaf het moment dat je zakelijke kosten maakt of je eerste facturen verstuurt, kun je alle transacties direct gescheiden houden. Je hoeft dan later niet uit te zoeken welke betaling privé was en welke bij je onderneming hoorde.

Een zakelijke rekening wordt vooral interessant wanneer:

• je regelmatig facturen verstuurt en betalingen ontvangt;
• je steeds meer zakelijke kosten maakt;
• je jouw rekening wilt koppelen aan een boekhoudprogramma;
• je werkt met een boekhouder of accountant;
• je gebruikmaakt van zakelijke betaaldiensten;
• je meer overzicht wilt over btw, belasting en andere reserveringen.

Gebruik je betaaldiensten of verkoopplatforms? Dan kan een zakelijke rekening zelfs noodzakelijk zijn. KVK noemt onder andere Mollie, PayPal, Stripe, Klarna, Amazon en bol als voorbeelden waarbij een zakelijke betaalrekening kan worden gevraagd.

Wat zijn de voordelen van een zakelijke rekening?

Het belangrijkste voordeel is overzicht. Alle inkomsten en uitgaven van je onderneming lopen via dezelfde rekening.

Dat levert verschillende voordelen op:

• Privé en zakelijk blijven gescheiden. Je ziet direct welke transacties bij je onderneming horen.
• Je administratie kost minder tijd. Zeker wanneer je rekening automatisch gekoppeld is aan je boekhouding.
• Je krijgt beter inzicht in je bedrijf. Je ziet sneller hoeveel geld er binnenkomt en uitgaat.
• Het komt professioneler over. Betalingen kunnen op naam van je onderneming worden gedaan en ontvangen.
• De kosten zijn zakelijk aftrekbaar. Kosten die je voor je zakelijke rekening maakt, kun je in principe meenemen als zakelijke kosten.

Koppel je rekening aan je boekhouding

Een belangrijk voordeel van veel zakelijke rekeningen is de mogelijkheid om deze te koppelen aan je boekhoudprogramma. Transacties worden dan automatisch ingelezen. Daardoor hoef je minder handmatig over te nemen en verklein je de kans op fouten. Bij de keuze voor een rekening is het daarom slim om vooraf te controleren of er een koppeling bestaat met het boekhoudpakket dat jij gebruikt.

Kan ik mijn privérekening blijven gebruiken?

Ben jij een deeltijd- of hybride zzp'er met een omzet van bijvoorbeeld € 1.500 per jaar en maak je maar een klein aantal facturen per jaar? Dan is er niets op tegen om je privérekening te gebruiken. Maar alleen wanneer je bank zakelijk gebruik van een privérekening toestaat. Toch wordt het al snel lastiger zodra het aantal transacties groeit. Je moet dan steeds bepalen welke betaling zakelijk en welke privé is. Dat maakt je administratie onnodig ingewikkeld en vergroot de kans op fouten. De Belastingdienst verplicht je namelijk wél om een goede administratie bij te houden waaruit duidelijk blijkt welke inkomsten en uitgaven bij je onderneming horen.

Wat heb je nodig om een zakelijke rekening te openen?

Een zakelijke rekening openen kan tegenwoordig bij veel aanbieders volledig online.

Als zzp’er met een eenmanszaak wordt meestal gevraagd om:

• een geldig identiteitsbewijs;
• je KVK-nummer;
• informatie over je onderneming;
• informatie over je bedrijfsactiviteiten;
• soms informatie over landen waarmee je zakendoet.

Welke gegevens precies nodig zijn, verschilt per aanbieder. Banken en betaaldienstverleners moeten bovendien controleren met wie zij zakendoen en kunnen daarom aanvullende vragen stellen.

Waar moet je op letten bij het kiezen van een zakelijke rekening?

Kijk niet alleen naar het bedrag dat je per maand betaalt. Let bijvoorbeeld ook op:

Boekhoudkoppeling
Kun je de rekening automatisch koppelen aan jouw boekhoudpakket?

Transactiekosten
Zijn betalingen inbegrepen of betaal je per transactie?

Betaalpassen
Hoeveel fysieke of virtuele betaalpassen zijn inbegrepen?

Extra rekeningen of potjes
Kun je bijvoorbeeld geld apart zetten voor btw en inkomstenbelasting?

Facturatie en administratie
Sommige aanbieders combineren een zakelijke rekening met facturatie, uitgavenbeheer en andere administratieve functies.

Totale kosten
Vergelijk niet alleen het maandbedrag, maar kijk naar wat je op jaarbasis betaalt en welke functies daarbij zijn inbegrepen.

Meerdere zakelijke rekeningen gebruiken

Je bent niet beperkt tot één zakelijke rekening. Je kunt meerdere rekeningen gebruiken wanneer dat voor jouw administratie handig is.

Zo kun je bijvoorbeeld één rekening gebruiken voor je dagelijkse inkomsten en uitgaven en een andere rekening voor je btw of belastingreservering. Dat maakt het makkelijker om te voorkomen dat je geld uitgeeft dat je later nog aan de Belastingdienst moet betalen.

Zakelijke rekening bij Qonto: profiteer van korting

Wil je jouw zakelijke financiën zoveel mogelijk op één plek regelen? Bij Qonto combineer je een zakelijke rekening met functies voor onder andere facturatie, uitgavenbeheer en je administratie. Zo kun je niet alleen betalingen doen en ontvangen, maar ook meer grip houden op je zakelijke financiën. Daarnaast geeft Qonto korting tijdens het eerste jaar. Zo zijn de eerste 6 maanden gratis bij Qonto, daarna betaal je maar € 7 per maand. Of kies voor het gratis Starter-plan!

Bekijk de zakelijke rekening van Qonto