-
- Laatste update:
- Plaatsingsdatum:
- Update datum:
Office management voor ZZP’ers: dit heb je écht nodig in huis
Gefeliciteerd, je bent officieel ZZP’er! Om je administratie soepel te laten verlopen, heb je een goede printer, mappen voor je archief, schrijfwaren en een voorraad verzendmateriaal nodig. Zo voorkom je stress op momenten dat je eigenlijk aan je opdrachten wilt werken.
Een goede voorbereiding zorgt ervoor dat je niet misgrijpt als je bijvoorbeeld net een belangrijke brief wilt versturen. Je kunt tegenwoordig heel eenvoudig postzegels bestellen, zodat je nooit meer naar de supermarkt hoeft te rennen voor één zegeltje. In dit artikel lees je welke andere spullen je als je eigen office manager niet mag missen.
De basis: printen en verzenden
Zelfs als je bijna alles via e-mail regelt, is een printer handig. Soms wil een klant bijvoorbeeld een getekende offerte per post, of vind je het zelf fijn om een lang contract op papier door te lezen. Let bij het kopen van een printer op de kosten van de inkt. Laserprinters zijn vaak iets duurder in aanschaf, maar de inkt (toner) gaat veel langer mee en droogt niet uit. Naast de printer heb je enveloppen nodig in twee maten: de standaard kleine envelop (C5) en de grote A4-envelop.
Houd je administratie netjes
De Belastingdienst vraagt je om je administratie zeven jaar te bewaren. Dat hoeft niet allemaal op papier, maar sommige documenten zijn origineel nu eenmaal belangrijker. Gebruik doorzichtige L-mappen voor lopende projecten; zo zie je meteen wat erin zit zonder de map te openen. Voor je definitieve archief zijn ordners of ringbanden met tabbladen het best.
Tip: Maak elk kwartaal je mappen op orde. Gebruik een perforator om gaatjes te maken en een nietmachine om bijbehorende bonnetjes aan elkaar vast te maken. Dit scheelt je enorm veel tijd als je de btw-aangifte moet doen.
"De Belastingdienst vraagt je om je administratie zeven jaar te bewaren."
Schrijven en plannen
Veel ondernemers merken dat hun beste ideeën ontstaan op papier. Zorg voor een goed notitieblok en pennen die fijn schrijven. Een braindump (je hoofd leegmaken door alles op te schrijven) werkt vaak beter in een fysiek schrift dan in een app op je telefoon. Ook Post-its zijn handig voor snelle taken die je niet wilt vergeten.
Privacy en veiligheid
Als ZZP’er heb je te maken met de AVG. Deze wet bepaalt hoe je moet omgaan met persoonsgegevens van klanten. Gooi documenten met namen of adressen bijvoorbeeld niet zomaar in de papierbak. Een kleine papierversnipperaar is een slimme aankoop; zo weet je zeker dat je gegevens veilig vernietigt. Vergeet ook niet een externe harde schijf te kopen voor een wekelijkse back-up van je computer.
Met deze kantoorartikelen in huis ben je goed voorbereid op allerlei dagelijkse kantoorsituaties. Want waar je op een groot kantoor gewoon even langs de officemanager liep, moet je het nu allemaal zelf regelen Voor je dagelijkse kantoorspullen kun je goed terecht bij Viking kantoorartikelen. Zo heb je alles in één keer in huis en hoef je niet steeds losse dingen te kopen.
