Hoe zorg je dat je factuur op tijd wordt betaald?

1. Spreek vooraf een duidelijke betalingstermijn af

Leg vóór de start van de opdracht vast binnen hoeveel dagen je klant moet betalen. Zet de betalingstermijn bijvoorbeeld in:

• Je offerte;
• De overeenkomst;
• Je algemene voorwaarden;
• Je factuur.

Voor zakelijke klanten is 30 dagen gebruikelijk. Bij grootbedrijven geldt voor zzp’ers en mkb-bedrijven in principe een wettelijke betaaltermijn van maximaal 30 dagen.

2. Stuur je factuur direct

Wacht niet tot het einde van de maand als je opdracht al is afgerond. Hoe sneller je factureert, hoe sneller het betaalproces begint. Een btw-factuur moet in ieder geval uiterlijk op de vijftiende dag van de maand na levering of uitvoering zijn verstuurd.

3. Zorg dat je factuur klopt

Een fout in een factuur kan de betaling onnodig vertragen. Controleer daarom onder andere:

• De naam en adresgegevens van je klant;
• Het factuurnummer;
• De factuurdatum;
• De omschrijving van je werkzaamheden;
• Het bedrag en btw-tarief;
• De uiterste betaaldatum;
• Je rekeningnummer.

Maak betalen daarnaast zo eenvoudig mogelijk, bijvoorbeeld met een betaallink of e-factuur.

4. Vraag eventueel een aanbetaling

Moet je vooraf veel kosten maken of gaat het om een grote opdracht? Dan kun je een aanbetaling afspreken. Hiermee verklein je het risico dat je alle kosten zelf moet voorfinancieren. Voor diensten geldt geen wettelijk maximum voor de hoogte van een aanbetaling; spreek het percentage wel duidelijk vooraf af.

5. Houd openstaande facturen actief bij

Goed debiteurenbeheer betekent dat je regelmatig controleert welke facturen nog openstaan en wanneer de betalingstermijn verloopt. Is de betaaltermijn verstreken? Neem dan snel contact op met je klant. Vaak is een vriendelijke herinnering al voldoende.

Wat doe je als een klant niet betaalt?

Neem eerst contact op. Misschien is de factuur over het hoofd gezien of intern blijven liggen.

Blijft betaling uit? Dan kun je:

1. een betalingsherinnering sturen;

2. een aanmaning versturen;

3. wettelijke rente en eventueel incassokosten in rekening brengen;

4. een incassobureau of deurwaarder inschakelen.

Bij zakelijke klanten zijn de afspraken in je algemene voorwaarden hierbij belangrijk.

Kun je voorkomen dat je lang op je geld moet wachten?

Niet helemaal. Je blijft afhankelijk van het betaalgedrag van je opdrachtgever. Heb je regelmatig lange betalingstermijnen of veel openstaande facturen? Dan kun je ook kijken naar factoring. Hierbij laat je een openstaande factuur eerder uitbetalen door een factoringmaatschappij. Zo hoef je niet altijd te wachten totdat je opdrachtgever daadwerkelijk betaalt.

Hoe krijg je als zzp’er sneller betaald?

Kort samengevat:

• Maak vooraf duidelijke betaalafspraken;
• Factureer direct na je opdracht;
• Zorg voor een foutloze factuur;
• Maak betalen eenvoudig;
• Houd je debiteuren actief bij;
• Stuur snel een herinnering wanneer een factuur te laat is.

Hoe professioneler je dit proces inricht, hoe kleiner de kans dat je onnodig lang op je geld moet wachten.