eHerkenning als zzp'er: wat is het en heb je het nodig?

Wat is eHerkenning?

eHerkenning is een digitaal inlogmiddel waarmee je als ondernemer veilig kunt inloggen bij overheidsdiensten en andere aangesloten organisaties. Je kunt het vergelijken met DigiD, maar dan speciaal voor zakelijk gebruik. Met je DigiD regel je persoonlijke zaken, met eHerkenning regel je zaken die met je bedrijf te maken hebben.

Het systeem controleert wie je bent en of je bevoegd bent om namens je bedrijf bepaalde handelingen te verrichten. Dat klinkt misschien ingewikkeld, maar in de praktijk werkt het net zo simpel als inloggen met een gebruikersnaam, wachtwoord en een extra beveiligingscode via sms of een app.

Wanneer heb je als zzp'er eHerkenning nodig?

De overheid schakelt steeds meer over op digitale dienstverlening. En voor die diensten heb je eHerkenning nodig. Als zzp'er krijg je er in deze situaties mee te maken:

• Je doet btw-aangifte of loonaangifte via Mijn Belastingdienst Zakelijk. Hiervoor heb je minimaal eHerkenning op niveau 3 nodig.
• Je wilt een medewerker ziek of beter melden bij het UWV via het werkgeversportaal. Ook hier is niveau 3 vereist.
• Je vraagt een subsidie aan bij RVO of regelt zaken bij de Kamer van Koophandel.
• Je hebt een bedrijfsauto en wilt iets regelen bij de RDW, zoals een schorsing of overschrijving.

Kortweg: zodra je namens je bedrijf iets wilt regelen bij een overheidsinstantie, is de kans groot dat je eHerkenning nodig hebt. En dat geldt ook voor eenmanszaken en zzp'ers.

Welk niveau heb je nodig?

eHerkenning kent verschillende betrouwbaarheidsniveaus. Hoe hoger het niveau, hoe meer beveiliging en hoe meer diensten je kunt gebruiken. De drie belangrijkste niveaus zijn EH2+, EH3 en EH4.

EH2+ is het basisniveau. Hiermee kun je terecht bij een beperkt aantal diensten, zoals Mijn RVO. EH3 is het niveau dat de meeste overheidsdiensten vereisen. Denk aan de Belastingdienst, het UWV en het Kadaster. EH4 is het hoogste niveau en heb je alleen nodig voor diensten met extra strenge beveiligingseisen.

Voor de meeste zzp'ers is EH3 de beste keuze. Je kunt hiermee bij vrijwel alle diensten terecht en je kunt er ook mee inloggen op lagere niveaus zoals EH2+. Bovendien wordt EH3 steeds meer de standaard. Kies je nu voor EH2+, dan loop je het risico dat je binnenkort alsnog moet upgraden.

Wat kost eHerkenning?

De kosten van eHerkenning hangen af van het gekozen niveau en de contractduur. Over het algemeen betaal je een jaarlijks bedrag voor je eHerkenningsmiddel. De exacte tarieven verschillen per aanbieder. Let bij het vergelijken niet alleen op de prijs, maar ook op de service en het aanvraag gemak.

Doe je btw-aangifte via Mijn Belastingdienst Zakelijk? Dan kom je mogelijk in aanmerking voor een compensatie via de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO). Dit speciale eHerkenning 3 Belastingdienst-middel is goedkoper dan een regulier EH3-middel. Let er wel op dat dit middel alleen werkt voor de Belastingdienst en niet voor andere overheidsdiensten.

Hoe vraag je eHerkenning aan?

Het aanvragen van eHerkenning verloopt grotendeels online. Je kunt eHerkenning eenvoudig online regelen via een erkende leverancier. Het proces werkt als volgt: je vult je KvK-nummer in, uploadt de benodigde documenten en doorloopt een identiteitsverificatie. Bij EH3 is een fysieke controle van je identiteitsbewijs verplicht. Dit kan via een app op je telefoon of op locatie.

Na goedkeuring ontvang je een activatiecode en kun je meteen aan de slag. Het hele proces duurt gemiddeld een week, op voorwaarde dat je alles compleet aanlevert. Let op dat je je achtcijferige KvK-nummer gebruikt en niet je vestigingsnummer. Dat is een veelgemaakte fout die ervoor zorgt dat je niet kunt inloggen.

Denk ook aan verlenging

Net als veel andere zakelijke documenten heeft eHerkenning een geldigheidsduur. Vergeet niet om je middel op tijd te verlengen. Doe je dit niet, dan kun je op een onhandig moment ineens niet meer inloggen bij de Belastingdienst of het UWV. Dat wil je voorkomen, zeker als er een deadline voor je aangifte nadert.

Samengevat

Als zzp'er kun je eigenlijk niet meer zonder eHerkenning. De meeste overheidsdiensten vereisen het inmiddels als inlogmiddel. Ons advies: vraag direct een EH3-middel aan, zodat je bij alle belangrijke diensten terecht kunt. Het aanvragen is eenvoudiger dan je denkt en binnen een week heb je het geregeld.