In deze blog bespreek ik de voor- en nadelen van de twee populairste facturatiemanieren: met Excel of met software. Lees snel verder en ontdek welke manier het beste bij jou past zodat je zoveel mogelijk tijd of geld bespaart.
Facturen maken met Excel of een factuurprogramma?
Digitaal factureren kan op twee manieren. Namelijk met behulp van Excel of met facturatie- of boekhoudsoftware. Beide opties hebben verschillende voordelen, nadelen en kosten. Om te kijken welke optie het beste bij jouw onderneming past, vertel ik hieronder alles over facturatie in Excel en facturen maken met behulp van een factuurprogramma.
Wanneer factureren in Excel als zzp’er?
Bijna iedereen heeft wel beschikking over Excel (of ander spreadsheet programma), dat deel uitmaakt van het office pakket. Daarom is dit een zeer toegankelijke manier om je facturatie te doen, wanneer je niet zoveel facturen hoeft te versturen. Factureren via Excel kent de volgende voor- en nadelen.
Voordelen van Excel
Het voordeel aan het maken van een factuur in Excel is dat het erg makkelijk is. Er zijn namelijk veel gratis facturatie templates beschikbaar. Deze kun je dan gebruiken en zo hoef je er zelf dus niet één te maken, dat scheelt een hoop werk en tijd. Daarnaast zijn de kosten voor Excel erg laag. Zo koop je een Office pakket nu voor een paar tientjes en als je gebruik maakt van Google Spreadsheets is het zelfs helemaal gratis. Het enige wat je dan nodig hebt, is een Google-account.
Nadelen van Excel
Aan factureren met Excel zijn ook nadelen verbonden. Als het aantal facturen toeneemt, zal het steeds meer tijd kosten om ze allemaal handmatig in te voeren in Excel. Als je meer dan 5 facturen per maand stuurt, kan het vaak (qua tijd) al uit om een factuurprogramma te nemen. Daarnaast wordt de kans steeds groter dat je dan fouten maakt. Denk aan het invullen van een verkeerd bedrag of een typefout bij het invoeren van de klantgegevens. Dat komt vaak niet professioneel over bij je klanten. Ook moet je goed in de gaten houden of jouw Excel bestand (nog steeds) voldoet aan de eisen van de Belastingdienst. Dit is erg belangrijk om problemen te voorkomen bij een controle.
Kosten van Excel
Zoals eerder gezegd is Excel voor iedereen toegankelijk. Op bijna elke desktop is Excel geïnstalleerd. Het gebruik van Excel is dus vaak gratis of vergt een eenmalige investering voor een Office pakket van een paar tientjes.
Wanneer facturen maken met een online programma?
Als je veel facturen moet maken, gaat daar steeds meer tijd in zitten. Dankzij een facturatieprogramma kun je veel tijd besparen, omdat factureren veel gemakkelijker en sneller gaat.
Voordelen van facturatie software
Facturen maken met behulp van software brengt vele voordelen met zich mee:
- Zo kun je dankzij online facturatie software altijd en overal facturen maken en versturen, ook via je mobiele telefoon. Ben je veel onderweg, dan is dit een handige optie. Let wel op dat het boekhoud- of factuurprogramma dan ook een mobiele app aanbiedt. Na het maken zijn de facturen direct klaar om te versturen met een druk op de knop.
- Je kunt de software gemakkelijk koppelen aan andere software zoals urenregistratie, crm of boekhoudsoftware. Hierdoor kun je veel handelingen automatiseren. Zo kun je bijvoorbeeld de geregistreerde uren in je urenadministratie direct omzetten naar een factuur.
- Sommige boekhoud- en factuurprogramma’s hebben een functie om automatisch betalingsherinneringen te versturen. Je kunt dan zelf instellen wanneer deze wordt verstuurt en hoe de herinnering eruit ziet. Dit scheelt je veel tijd op het beheren van debiteuren.
- Daarnaast is de software erg gebruiksvriendelijk en zal je data altijd veilig opgeslagen staan in de cloud. Zo raak je dus geen enkele factuur meer kwijt.
- Verder voldoen de facturen die je maakt met facturatieprogramma’s altijd aan de eisen van de Belastingdienst.
Nadelen van facturatie software
Het nadeel van facturatiesoftware is dat het, in tegenstelling Excel, de software meestal niet gratis is. Kortom, verstuur je slechts enkele facturen per maand en heb je geen budget dan is Excel een goed programma voor je urenregistratie. Verder zal je altijd moeten beschikken over een werkende internetverbinding, omdat de software online werkt.
Tip: Ben je startende zzp’er? Er zijn een aantal software aanbieder waarbij je het eerste jaar gratis gebruik mag maken van een boekhoud- of factuurprogramma. Daarna betaal je een bedrag per maand.
Kosten van facturatie software
Zoals hierboven genoemd, zijn er (in de meeste gevallen) kosten verbonden aan facturatiesoftware. Dit gaat bijna altijd in een abonnementsvorm waarbij je maandelijks betaald voor de software. De kosten lopen erg uiteen, voor slechts enkele euro’s per maand kun je al facturatie software kopen. Hoe meer opties de software heeft, hoe duurder het wordt. Kijk daarom eerst goed welke functionaliteiten je echt nodig hebt, voordat je een keuze maakt. Probeer ook altijd meerdere pakketten gratis uit, zodat je weet welke het fijnst werkt. Zo voorkom je dat je teveel betaalt of met een pakket zit die niet lekker werkt.
Welke optie is het meest geschikt voor mijn facturatie?
Om te beslissen welke manier van factureren het beste bij jou past, zal je een aantal dingen moeten overwegen. Ten eerste moet je nagaan of je bereid bent om te betalen voor jouw facturatie. Oftewel, heb je budget? Ten tweede is het de vraag of je software nodig hebt. Als je nog niet zoveel facturen hoeft te versturen, kun je het meestal nog prima af met Excel.
Echter, ben je veel onderweg en wil je graag overal facturatie kunnen bijwerken? Dan is software met een mobiele app de ideale uitkomst. Ook wanneer je al gebruik maakt van andere software is het vaak handig om dit te integreren met facturatie software. Dit bespaart je veel tijd doordat je handelingen kunt automatiseren. En als je voor facturen maken met software kiest, inventariseer dan goed welke functies je nodig hebt. Dit kan je geld besparen en maakt een keuze maken makkelijker. Mocht je nog twijfelen, dan kun je altijd een gratis proefaccount aanvragen. Zo weet je precies wat facturatie software voor jou kan betekenen.
Facturatie- en boekhoudprogramma's vergelijken
Wil je weten welk pakket het beste bij jou past? Onderstaande opties kunnen interessant voor je zijn:
