gasten online
Registreer en profiteer!
Ik wil starten
Stappenplan
 

Deze 7 tools zijn heel handig om thuis mee te werken als zzp'er

16 maart 2020

Corona slaat om zich heen in Nederland. Veel zzp’ers zien zich gedwongen om door de vergaande coronamaatregelen vanuit huis te werken. Dat kan best onwennig zijn, zeker als je veel communicatie hebt met de klant. Gelukkig zijn er allerlei handige oplossingen. Wij zetten de 7 beste thuiswerk tools op een rij. Plus 14 extra tips om het optimale uit je thuiswerkdag te halen.

De strenge maatregelen om de verspreiding van het coronavirus tegen te gaan, hebben verstrekkende economische gevolgen, niet in de laatste plaats voor zzp’ers. Als projecten al niet worden geannuleerd (met inkomstenverlies als gevolg), zal het voor zzp'ers in veel gevallen nodig blijken om werkzaamheden vanuit huis voor te zetten. Uiteraard is een goede communicatie met de klant in die situatie van cruciaal belang, evenals adequate planning, projectmanagement en inzicht in de ontwikkeling van een project. Gelukkig zijn er veel tools die hierbij kunnen helpen.

#1 Video conferencing: Skype, Zoom of Demio

Heb je Microsoft Office geïnstalleerd, dan heb je sowieso toegang tot Skype. Deze tool 'zit' standaard in Office, dus als je een uitnodiging krijgt voor een vergadering is het een kwestie van de uitnodiging aanklikken om erbij aanwezig te zijn. Wil je meer mensen tegelijk spreken, dan start je een groeps-chat. Andere veel gebruikte opties zijn Google Meet en Zoom. Hoewel er de nodige vraagtekens zijn over de privacybescherming van Zoom, heeft het platform sinds de coronacrisis sterk aan populairiteit gewonnen, met name doordat het eenvoudig is in gebruik. De Zoom software kan beperkt gratis worden gebruikt met een tijdslimiet van 40 minuten, wie meer functionaliteit wilt betaalt maandelijks evenveel als voor Netflix.

Ben je van plan om ook webinars te gaan organiseren en hecht je veel waarde aan kwaliteit van beeld en geluid en stabiliteit van de verbinding, overweeg dan de aanschaf van een dedicated pakket. Zelf hebben wij uitstekende ervaringen met de software van Demio. Demio is een web based platform voor het ontwerpen en uitvoeren van webinars.De software werkt op de gangbare systemen; Google Chrome, Apple Safari en Microsoft Edge, waardoor zowel de webinar presentator als het publiek eenvoudig aan de slag kan gaan.

#2 Communicatie: Slack

Werk je vanuit huis met meer mensen samen aan hetzelfde project, dan zal communicatie al snel een lastig punt blijken te zijn. Want ja, hoe gaat dat in de praktijk? Mensen raken e-mails kwijt, zijn niet op de hoogte van bepaalde zaken, werken per ongeluk aan de verkeerde documenten, enzovoort. Wil je dat allemaal niet, dan is Slack een onmisbaar platform.

Met Slack maak je een gezamenlijke chatruimte aan, waarin je vervolgens aparte kanalen kunt maken. Jij en de leden van jouw projectgroep kunnen zelf kiezen aan welke kanalen ze wel en niet deelnemen, zodat je alleen overlegt met de mensen die relevant zijn. Daarnaast kun je ook privégesprekken voeren en collega's bellen met de ingebouwde belfunctie.

Slack is vrijblijvender en sneller dan e-mail. Je kunt een groeps-chat beginnen zodat de lijntjes kort blijven. Het chatplatform is gratis. Maar als je gebruik wilt maken van de geavanceerdere functies, zoals een beloptie of extra geheugen, betaal je een paar euro per gebruiker per maand. Zzp’ers kunnen in de meest gevallen echter prima met de gratis versie uit de voeten.

#3 Projectmanagement: Trello

Trello is een gebruiksvriendelijke tool die bedoeld is om projecten te managen. Het idee van Trello is dat je met een soort online prikbord werkt. Op het prikbord is het ook mogelijk om aparte borden te maken. Voorbeelden van borden zijn: ‘nog te doen’, ‘mee bezig’ en ‘gedaan’. Op deze borden kun je weer aparte lijstjes maken met bijvoorbeeld taken erop. Je kunt natuurlijk ook borden maken zoals ideeën, aantal gewerkte uren en linkjes waar je informatie uit wilt halen.

Van handige to-do-lijst tot multifunctionele applicatie voor projectmanagement. Trello is in een paar jaar uitgegroeid tot dé online tool waarmee je projecten kunt ordenen, taken aan mensen kunt toewijzen en in één oogopslag de stand van zaken kunt zien.

Wat Trello erg fijn maakt is dat je taken af kan strepen als je klaar bent met een bepaalde taak. omdat je kan zien wat af is en dus bij het bord ‘gedaan’ staat. Erg handig  is ook dat je teamleden kunt toevoegen. Trello is volledig gratis te gebruiken, maar is er ook in een betaalde variant. Tegen een vast bedrag per maand krijg je dan extra opslagruimte en onbeperkte koppelingen met diensten als Slack, Google Drive, Salesforce, Mailchimp en vele anderen.

#4 Taken plannen: Todoist

Het grootste probleem van thuiswerken? Heel eerlijk, dat is discipline. Afleiding ligt altijd op de loer en voor je het weet ben je een halve dag kwijt op Facebook. Daarbij komt dat sommigen totaal blokkeren als meerdere deadlines die op hun bord liggen. Beide problemen los je eenvoudig op met een to-do list. Een dienst die hiervoor is bedoeld, is Todoist.

Todoist is een krachtige tool in een heel simpel jasje. Hierdoor kun je er snel mee aan de slag en hoef je niet eerst je weg te vinden. Je kunt taken eenvoudig toevoegen, waarbij de interface erg slim omgaat met woorden. Je kunt bijvoorbeeld intypen: ‘morgen’, of ‘volgende week maandag’, of ‘elke werkdag’, en de taak wordt op de juiste manier op de juiste data ingevoegd.

De app gaat echter veel verder dan taken, je kunt ook projecten aanmaken, taken daaraan toewijzen, prioriteiten aan taken geven, enzovoort. Ook kun je taken toewijzen aan een andere gebruiker, waardoor het ook nog eens een ideaal platform is voor samenwerking. Todoist heeft een gratis en betaalde versie. De betaalde versie zorgt ervoor dat je meer functionaliteiten hebt (zoals labels, filters en overzicht voltooide taken per project).

#5 Bestanden delen: Google Drive

Als je voor je werk veel moet samenwerken met collega's, ontkom je er niet aan dat je in hetzelfde bestand aan het werk gaat. Gelukkig zijn er meerdere populaire diensten die samenwerken in projecten mogelijk maakt. Google Drive is het meest toegankelijk, omdat alles via het web gebeurt en je enkel een Google-account nodig hebt om ermee aan de slag te gaan.

Via Google Drive kun je documenten maken in Docs, Spreadsheets en de andere diensten uit Googles G-suite. Door te klikken op 'delen' voer je de mailadressen in van de collega's waarmee je samenwerkt. Zij kunnen dan het document bewerken of opmerkingen plaatsen. Daarnaast is Google Drive een handige manier om toegang te krijgen tot al je bestanden, ongeacht waar of op welk apparaat je inlogt, zolang je alles maar in je Drive hebt gezet.

Naast Google Drive heeft Apple met iWork ook apps om samen te werken en kun je ook in Microsoft Office in hetzelfde document aan de slag. Heb je een opdrachtgever die geen diensten gebruikt van Google, dan kun je voor kiezen om je bestanden in een Dropbox onder te brengen waar je collega's ook bij kunnen.

#6 Automatiseren van taken: IFTTT

Laat je niet afschrikken. IFTTT kan nogal overweldigend overkomen. Maar als je eenmaal snapt hoe het werkt, wil je niet meer zonder. IFTTT  staat voor If This, Then That en werkt met een simpele formule: als x gebeurt, dan wordt y geactiveerd. Bijvoorbeeld, als (if) je thuis vertrekt, dan gaan je Philips Hue lampen uit. Of: als (if)  je Nest Cam ziet dat er iemand thuis is, dan zet je Honeywell Evohome thermostaat de temperatuur naar 21 graden.

Geinig? Zeker, maar de dienst ook geschikt voor serieuze zaken. Zoals: bewaar een bijlage uit mijn mail in Dropbox, zodra deze binnenkomt. Of, zodra ik een bericht op mijn website plaats, plaats de afbeelding dan ook op Facebook, enzovoort. Je kunt allerhande taken automatiseren, waardoor je je handen vrij hebt voor het werk waar je écht je energie in kwijt kunt.

#7 Wachtwoordbeheer: LastPass

Herken je dat? Zit je klaar om aan het werk te gaan, kun je niet inloggen. Wachtwoord vergeten. Niet zo heel gek, zeker niet als je als zzp’er te maken hebt met meerdere opdrachtgevers. Voor vrijwel elke dienst heb je een gebruikersnaam en een wachtwoord nodig. Daarbij zijn wachtwoorden steeds langer en complexer geworden. Om ze toch te onthouden, gebruiken we hetzelfde wachtwoord voor verschillende diensten. Niet verstandig, want risicovol.

Wil je een oplossing voor dit probleem? Dan is de wachtwoordmanager LastPass wat voor jou. Het is een gratis online dienst die alle wachtwoorden bijhoudt van de sites die jij gebruikt. Elke keer als je inlogt op een nieuwe site, zal het programma vragen of het de gegevens moet onthouden. Doe je  dat, dan worden ze voortaan automatisch ingevuld. Je hoeft alleen nog maar je  hoofdwachtwoord van LastPass te onthouden. Alle andere informatie vult LastPass voor je in.

Wachtwoorden herstellen en toegang tot accounts verliezen is verleden tijd. Je kunt LastPass gratis installeren als browser extensie en er is een app voor al je apparaten.

Hulp nodig? Doe de ZZP Corona Scan

Door vanuit huis te werken, kun je als zzp'er hopelijk je activiteiten voortzetten en je omzet op peil houden. Niet in alle gevallen is dit echter mogelijk. Veel opdrachtgevers hebben nu minder werk te bieden en in verschillende bedrijfstakken is het werk door coronamaatregelen zelfs helemaal stilgevallen. Voor zzp'ers die hierdoor in financiële problemen (dreigen te) komen, heeft de overheid diverse regelingen en tegemoetkomingen in het leven geroepen. Wil je weten op welke regelingen uit Corona Noodfonds Steunpakket jij recht hebt? Met de ZZP Corona Scan heb je binnen 5 minuten inzicht. Start ZZP Corona Scan.

 

Terug naar overzicht

Martijn Pennekamp

Martijn Pennekamp is de oprichter van het startersplatform ikwordzzper.nl en het ledenplatform Het Ondernemerscollectief. Volg hem via Twitter via @ikwordzzper of word fan van zijn Facebook pagina.

Meer blogs van Martijn Pennekamp

2 oktober 2020

Bespaar niet op een boekhoudprogramma en zakelijke rekening

12 oktober 2020

Waarom ik heb gekozen voor SharePeople

24 september 2020

Zo zorg je ervoor dat je online wordt gevonden als zzp’er

18 september 2020

Webinars geven als zzp’er? Een goed idee, zeker in coronatijd

11 september 2020

Zo bespaar je € 750,- op je internetkosten als zzp'er

Toon alles...

 
 

x

Bedankt voor je interesse in deze download. Wij hebben deze download beschikbaar gesteld via zzpmodelovereenkomsten.nl, je kunt jezelf daar gratis aanmelden, online het model invullen, online ondertekenen en bewaren. Klik hier om jezelf gratis aan te melden.
Volg deze link om het door jouw opgevraagde item in te kunnen zien.

Om een bestand te kunnen downloaden of in te kunnen zien, moet je ingelogd zijn. Login of registreer jezelf gratis!
Log in om de download te openen.
Vul onderstaand jouw mailadres in en ga akkoord met de voorwaarden om jouw download te kunnen openen.
Wij en door ons geselecteerde partners gebruiken cookies om ervoor te zorgen dat we je de beste ervaring op onze website bieden. Als je doorgaat met het gebruik van deze site, gaan we ervan uit dat je hiermee akkoord bent. Lees hier ons cookie statement. akkoord