Voorwaarden opstellen

Wettelijke basiseisen

Er zijn twee basiseisen die de wet stelt aan algemene voorwaarden:

• De inhoud van jouw algemene voorwaarden mag niet onredelijk bezwarend zijn voor de wederpartij;
• De wederpartij moet van jou een redelijke mogelijkheid krijgen om kennis te nemen van de algemene voorwaarden (informatieplicht).

Onredelijk bezwarend

Om te bepalen of de algemene voorwaarden onredelijk bezwarend zijn voor de wederpartij hanteert de wet een zwarte en een grijze lijst. Op de zwarte lijst staan voorwaarden die per definitie verboden zijn. Je kunt deze niet opnemen in de algemene voorwaarden. Op de grijze lijst staan voorwaarden die misschien onredelijk bezwarend zijn voor de wederpartij. Bij de bepalingen die op de grijze lijst staan moet je zelf aantonen dat het gebruik in jouw specifieke situatie niet onredelijk is. Om het zekere voor het onzekere te nemen, kun je beter geen bepalingen uit de grijze lijst opnemen in de algemene voorwaarden. Je kunt de volledige zwarte lijst en grijze lijst bekijken.

Informatieplicht

Volgens de wet moet je vóór of tijdens het sluiten van een overeenkomst de algemene voorwaarden aan de wederpartij verstrekken. De wederpartij moet dan ook uitdrukkelijk of stilzwijgend met de algemene voorwaarden hebben ingestemd. Je kunt op verschillende manieren aan de informatieplicht voldoen. Je kunt bijvoorbeeld de algemene voorwaarden toesturen of overhandigen aan de wederpartij. Ook kun je de algemene voorwaarden afdrukken op de achterkant van jouw contract of offerte (je dient daar dan wel naar te verwijzen). Besef wel dat je in het laatste geval de algemene voorwaarden te laat aan de wederpartij verstrekt. Je moet de algemene voorwaarden immers voor of tijdens het sluiten van de overeenkomst aan je wederpartij verstrekken.

Ook is het niet genoeg om te melden dat jouw algemene voorwaarden zijn gedeponeerd omdat je deze immers zelf aan de wederpartij moet verstrekken. Als je telefonisch zaken doet, geldt er een uitzondering. Je moet dan in je gesprek vermelden dat de algemene voorwaarden van toepassing zijn en dat je deze eventueel kosteloos zult opsturen. Doe je elektronisch zaken dan zal je vóór of bij het sluiten van de overeenkomst de algemene voorwaarden elektronisch ter beschikking moeten stellen. Dit moet op zodanige manier, dat de wederpartij de voorwaarden kan opslaan en nog eens na kan lezen.

Moet je algemene voorwaarden opstellen?

Het is voor iedereen die een eigen bedrijf heeft en te maken heeft met klanten, waarmee overeenkomsten moeten worden gesloten, verstandig om algemene voorwaarden op te stellen. De algemene voorwaarden die je opstelt dienen aan te sluiten bij de feitelijke gang van zaken binnen jouw bedrijf en/of jouw branche. Welke algemene voorwaarden je ook hanteert, de volgende zaken komen meestal voor:

• Offerte (vrijblijvend of niet, termijn voor aanvaarding?);
• Transport (wie betaalt transport, verzekering, invoerrechten?);
• Levertijd (overmacht);
• Betaling (betalingstermijn, incassokosten, rente);
• Eigendomsvoorbehoud (eigendom gaat pas over na betaling?);
• Garantie (zo ja, onder welke voorwaarden?);
• Afwikkeling van geschillen (rechter of arbitrage);
• Aansprakelijkheid (beperking, hoogte schadevergoeding).

Met behulp van voorbeelden van jouw brancheorganisatie of relevante bedrijven kun je zelf je algemene voorwaarden opstellen. Het is verstandig om deze te laten controleren door een specialist.

Indien je te maken hebt met een beroep waarbij je een beroepsaansprakelijkheidsverzekering nodig hebt, dan kun je jouw aansprakelijkheid deels afdekken door goede algemene voorwaarden op te stellen. Met dichtgetimmerde voorwaarden loop je minder risico op aansprakelijkheid en mocht er toch aansprakelijkheid ontstaan, dan zal de verzekeraar van de beroepsaansprakelijkheid de aansprakelijkheid eerder erkennen. Een voorbeeld van goede algemene voorwaarden die door verzekeraars geaccepteerd worden, kun je hier downloaden en aanvullen. Je mag de voorwaarden zelf vormgeven, maar het is verstandig deze voorwaarden te laten controleren door een specialist.  

Toepassing van de algemene voorwaarden

Wanneer je zaken doet met grote bedrijven zijn de twee wettelijke basiseisen niet van toepassing omdat de wederpartij dan wordt geacht te beschikken over voldoende deskundigheid. Wel moeten de algemene voorwaarden voldoen aan de algemene beginselen van redelijkheid en billijkheid.

Deponeren van algemene voorwaarden

Het voordeel van het deponeren van je algemene voorwaarden bij de rechtbank of de Kamer van Koophandel is dat degene met wie je zaken doet toch jouw algemene voorwaarden kan inzien als je niet in staat bent om deze te verstrekken. Tevens heeft het deponeren van de algemene voorwaarden ook een bewijsfunctie. Doordat bij deponering de algemene voorwaarden worden voorzien van een datum en een nummer kun je aantonen dat je tussentijds niets in de tekst van de algemene voorwaarden hebt veranderd. Je dient bij wijzigingen die je aanbrengt er zelf voor te zorgen dat de nieuwe versie weer in zijn geheel gedeponeerd wordt bij een rechtbank of de Kamer van Koophandel.

Gratis zzp voorwaarden of HalloLex?

In onze kennisbank vind je diverse algemene voorwaarden die je gratis kunt downloaden, echter zijn deze vaak niet geheel toereikend voor jouw specifieke branche, daarom zijn wij een samenwerking aangegaan met HalloLex. Via deze website kun je voorwaarden op maat laten maken welke specifiek voor jouw branche zijn samengesteld.

Speciaal voor de leden van Het Ondernemerscollectief hebben wij een gratis proefperiode van 30 dagen kunnen bedingen bij HalloLex. Bekijk hier het aanbod voor onze leden.